Une base d’approbation est un type d’acceptation préliminaire de biens et de services, étant entendu que le destinataire a le droit de retourner ces produits et de mettre fin à la transaction dans un certain délai. Ce type d’acceptation conditionnelle est courant dans un certain nombre de types de transactions commerciales, y compris la préparation et l’acceptation de divers types de documents liés à la transaction. L’idée générale derrière une base d’approbation est de donner au destinataire une fenêtre de temps pour évaluer les termes et conditions associés à la transaction et déterminer s’il souhaite aller de l’avant avec l’activité.
En ce qui concerne la vente de biens ou de services, la base d’approbation est généralement incluse en tant que stipulation de la vente. Ici, l’acheteur reçoit les biens ou services, accompagnés d’une facture pour les produits commandés. Si l’acheteur détermine que les produits sont défectueux d’une manière ou d’une autre ou ne répondent pas aux attentes, ils peuvent être retournés avec la facture et le vendeur recevra les produits en stock et considérera la transaction comme annulée. Si l’acheteur trouve les produits à son goût, la transaction dépasse la base d’approbation et le paiement est effectué pour la commande, soit pendant, soit après l’expiration du délai accordé pour la période d’approbation.
L’utilisation d’une base d’approbation pour diverses transactions n’est pas inhabituelle. Au cours des décennies passées, certains établissements de vente au détail permettaient aux clients de recevoir certaines marchandises sur cette base, leur permettant d’essayer les marchandises pendant une courte période avant de retourner les articles ou de payer les marchandises. Aujourd’hui encore, cette approche est souvent utilisée lors de la création de contrats, en ce sens qu’un fournisseur peut étendre les prix qui y sont contenus à un client pendant une certaine période de temps pendant que le client évalue les produits proposés et décide de signer ou non le contrat.
Une partie de la base d’approbation est un sentiment d’acceptation conditionnelle de la part de l’acheteur. Il y a généralement une forte intention de finaliser l’achat, à moins de problèmes qui pourraient être découverts après la livraison des marchandises et des documents sur la base de l’approbation. L’extension de ce type d’approbation préalable et conditionnelle permet à l’acheteur de prendre plus facilement des décisions éclairées et ainsi d’éviter de s’empêtrer dans une transaction commerciale qui n’est finalement pas dans son intérêt.