Un secrétaire subalterne effectue des tâches de bureau de base en tant qu’assistant d’un secrétaire principal ou d’un chef de bureau. Pour devenir secrétaire junior, vous devez posséder de bonnes compétences en orthographe, en ponctuation et en grammaire. Vous devriez également suivre un certain type de formation professionnelle spécialisée pendant vos études secondaires. De nombreux employeurs préfèrent embaucher des candidats titulaires d’un diplôme d’associé d’un collège communautaire ou d’un institut technique. Après l’obtention de votre diplôme, vous devrez probablement occuper un poste de débutant pour acquérir une expérience pratique avant de devenir secrétaire junior.
Un certain nombre de compétences différentes sont nécessaires pour devenir secrétaire junior. Ces professionnels sont souvent chargés de rédiger des documents écrits et doivent avoir de très bonnes compétences en orthographe, ponctuation et grammaire. Vous aurez également besoin de bonnes compétences en communication et en relations interpersonnelles pour bien interagir avec les clients et les clients. En tant que secrétaire junior, vous devez être suffisamment polyvalent pour vous adapter rapidement aux situations changeantes. En plus de ces qualités, vous devez être bien organisé et être capable d’effectuer plusieurs tâches différentes en même temps.
Pour réussir dans cette carrière, vous devrez probablement suivre une formation professionnelle spécialisée. Il est préférable de compléter cette formation au lycée en suivant des cours de dactylographie et de compétences informatiques de base. Certaines écoles secondaires offrent également un programme complet de deux ans qui permet aux élèves d’acquérir une grande variété de compétences de bureau. Ces programmes offrent des instructions sur l’utilisation des équipements de bureau courants tels que les télécopieurs, les photocopieurs et les téléphones multilignes. Des cours de comptabilité, de classement et de stockage de données électroniques sont également proposés.
Certains employeurs peuvent souhaiter que vous ayez un certain type de formation technique ou un diplôme collégial ou avant d’acquérir un emploi dans ce domaine. De nombreux collèges communautaires et écoles professionnelles offrent un programme de diplôme d’associé de deux ans qui enseigne les compétences de bureau de base. Ces programmes offrent généralement une formation plus approfondie que les classes professionnelles du secondaire et fournissent une bonne base pour des tâches plus complexes. C’est une bonne idée de choisir un domaine de spécialité tel que le travail commercial, juridique ou médical avant de s’inscrire à l’université. Cela vous permettra d’adapter votre éducation formelle au type exact de travail que vous ferez après l’obtention de votre diplôme.
Avant de devenir secrétaire junior, vous devrez acquérir une expérience de travail pratique. La meilleure façon d’y parvenir est d’accepter un poste de débutant en tant que réceptionniste ou commis au dossier. Ce type d’emploi vous aidera à acquérir une expérience précieuse dans l’exécution de tâches de bureau de base telles que l’utilisation d’ordinateurs, de photocopieurs et de systèmes téléphoniques professionnels. Une fois que vous êtes devenu plus apte à ces tâches, postulez pour un poste de secrétaire junior. Il peut être possible de devenir secrétaire principal ou chef de bureau avec une expérience et une formation accrues.