Lors d’une visioconférence à petit budget, le meilleur logiciel est bon marché mais fiable. Vous pouvez choisir le meilleur logiciel en effectuant des recherches approfondies sur les systèmes de visioconférence et en déterminant le nombre maximum de personnes qui assisteront à chaque conférence. Les vidéoconférences à faible coût ne manquent pas, mais de nombreux programmes n’ont pas les fonctionnalités d’un programme coûteux ou ne prennent pas en charge autant de personnes. Pour les petits groupes, des logiciels gratuits peuvent être utilisés à la place des programmes payants. Enfin, n’oubliez pas d’essayer de négocier le prix, en particulier lorsque la société de vidéoconférence n’a pas de prix indiqués sur son site Web, mais demande plutôt aux clients potentiels d’envoyer un e-mail ou d’appeler pour un devis.
En général, plus il y a de personnes qui ont besoin d’utiliser le logiciel de visioconférence à faible coût en même temps, plus vous paierez mensuellement pour le service. Parfois, le service de base est même gratuit pour trois à six personnes, mais les groupes plus importants doivent payer une prime pour la vidéoconférence ensemble. Pour cette raison, vous pouvez calculer combien de personnes doivent utiliser le service à la fois et déterminer le forfait le moins cher disponible. Si possible, minimisez le nombre de personnes qui assistent à la conférence pour économiser de l’argent chaque mois.
De plus, vous pouvez sacrifier certaines fonctionnalités pour rendre le service encore plus économique. Par exemple, si un logiciel de visioconférence à faible coût dispose d’une capacité de tableau blanc mais que votre entreprise n’utilise pas réellement de tableau blanc, essayez de rechercher un service encore moins cher sans cette fonctionnalité. C’est fondamentalement la même chose que de minimiser le nombre de personnes présentes; cette fois, vous minimisez les fonctionnalités dont votre entreprise n’a pas besoin. Attention à ne pas éliminer une fonctionnalité qui dévalorise le service. Il est préférable de payer pour cette fonctionnalité plutôt que de paralyser la communication ou de frustrer les participants d’une manière ou d’une autre.
Une autre façon de trouver le meilleur logiciel de visioconférence à faible coût est de trouver des sociétés de visioconférence qui répondent à vos besoins, puis de leur demander un devis. Si ce devis est trop élevé, donnez-leur un chiffre un peu inférieur à ce que vous voudriez vraiment payer. En règle générale, les entreprises qui sont prêtes à négocier le prix reviendront avec un chiffre intermédiaire qui satisfera tout le monde. Toutes les entreprises de visioconférence ne sont pas disposées à négocier le prix, mais vous avez un avantage si vous essayez de configurer un serveur pour un grand nombre de personnes. Cela est particulièrement vrai si vous visez à mettre en place quelque chose pour plus de 100 personnes, car les devis sont généralement donnés au cas par cas dans de telles situations.