Lorsque vous choisissez un classeur légal, vous devez d’abord vous assurer que les dimensions du classeur sont appropriées pour les documents de format légal dans votre juridiction. Vous voudrez également vous assurer que l’armoire est solide et sécurisée et, si elle contient des documents particulièrement sensibles, vous voudrez peut-être vous assurer qu’elle peut être verrouillée et qu’elle est ignifuge. D’autres éléments à prendre en compte sont la taille des classeurs, y compris le nombre de tiroirs dans chaque unité. Vous voudrez vous assurer que le classeur est bien construit afin que vous puissiez facilement retirer les tiroirs et accéder aux fichiers sans vous soucier du blocage des tiroirs. Enfin, il est important que vous trouviez un classeur légal abordable.
Dans de nombreux endroits, les documents juridiques sont souvent imprimés sur du papier plus long que celui utilisé pour de nombreux documents standard. Aux États-Unis, par exemple, un document juridique est souvent imprimé sur une page de 14.75 pouces (37.46 cm) de long. Comme de nombreux classeurs standard ne peuvent contenir que des documents de 11.75 pouces (29.84 cm) de longueur, le stockage de documents juridiques nécessite soit de plier le document afin qu’il puisse tenir dans un dossier de format lettre, soit d’acheter un classeur juridique qui a de la place pour stocker des documents de taille légale. Lors de l’examen des options de classeur, faites attention aux dimensions indiquées pour les tiroirs individuels d’une unité.
C’est généralement une bonne idée de visiter une salle d’exposition en magasin pour examiner un classeur ou tout autre équipement de bureau avant de faire un achat. Testez également les tiroirs pour voir avec quelle facilité ils glissent dans et hors de l’armoire. Si vous pensez avoir besoin de plus d’un classeur légal, vous pouvez également négocier un meilleur prix pour chaque unité, alors parlez à un vendeur de votre budget et de vos besoins de stockage avant de vous engager dans un achat.
Comme les documents juridiques contiennent souvent des informations sensibles, vous souhaiterez peut-être prendre des mesures pour assurer la sécurité de tous les documents stockés dans votre classeur juridique. Votre juridiction peut avoir des réglementations ou des directives pour ce type de stockage d’état, vous pouvez donc étudier ces réglementations ou normes de l’industrie avant de faire un achat. Certains classeurs légaux se verrouillent à l’aide d’un système de clé, et d’autres peuvent avoir des fonctions de sécurité supplémentaires, comme une serrure à barre, qui peuvent rendre encore plus difficile l’accès au contenu du classeur par des personnes non autorisées. Il est aussi possible d’acheter un classeur légal qui est résistant au feu et qui peut donc protéger les documents à l’intérieur en cas d’incendie.