Choisir le bon fournisseur de visioconférence est une tâche essentielle si vous souhaitez tirer le meilleur parti de vos réunions virtuelles. Afin de choisir le bon service, il est important de comparer différents fournisseurs de visioconférence en fonction de facteurs tels que la redondance du réseau, la facilité du processus de certification du site, la qualité des transmissions, la capacité de connexion et le coût total par connexion. Prendre le temps d’examiner attentivement chacun de ces problèmes facilitera grandement le choix du bon fournisseur et garantira que vos réunions sont relativement exemptes d’interruptions ou de coupures de connexion qui pourraient faire perdre du temps et de l’argent.
L’une des premières choses à considérer avec tout fournisseur de visioconférence est le type de technologie de visioconférence utilisée pour créer le point de terminaison de toutes les connexions liées à vos appels. Cela signifie poser des questions sur l’équipement de visioconférence lui-même. Découvrez si le système a la capacité de s’interfacer avec une relative facilité avec d’autres types de technologies de visioconférence couramment utilisées aujourd’hui. Ceci est particulièrement important si vous envisagez d’utiliser des vidéoconférences avec des clients actuels et potentiels ainsi que pour des réunions internes. Tout en obtenant des informations sur le type d’équipement de pontage utilisé, ayez également une idée du type de technologie utilisé pour établir des connexions avec chaque emplacement lors de vos appels, allant de la diffusion de données sur Internet à l’utilisation de lignes téléphoniques numériques et même de transmissions par micro-ondes capables de transporter la vidéo ainsi que l’audio.
Discutez avec chaque fournisseur de visioconférence de la redondance du réseau. Il s’agit simplement de la capacité du réseau à prendre en charge les connexions de secours qui peuvent être utilisées dans le cas où une connexion principale à la réunion est interrompue pour une raison quelconque. En plus de discuter de la redondance, ayez également une idée de ce qui se passe si un conférencier ou un modérateur se déconnecte de la réunion. Selon les configurations possibles avec l’équipement, le reste de l’appel peut rester intact, tandis qu’avec d’autres l’ensemble de la réunion doit être rétabli.
Assurez-vous de demander à chaque fournisseur de visioconférence le processus utilisé pour gérer la certification du site. Il s’agit simplement de la stratégie utilisée pour déterminer si chacun des sites participant à une réunion à venir pourra se connecter facilement à la conférence. De nombreux fournisseurs proposent un test gratuit quelques jours avant la réunion en direct, ce qui permet de s’assurer que les participants utilisant une salle de conférence publique peuvent se connecter avec succès à la réunion.
En supposant que le réseau est solide et dispose des fonctionnalités dont vous avez besoin pour la réunion, portez votre attention sur les tarifs proposés par chaque fournisseur de visioconférence. Gardez à l’esprit que les structures de tarification varient, certains fournisseurs facturant des frais fixes par connexion, plus des frais à la minute pendant la durée de chaque connexion pendant l’appel. Des coûts supplémentaires peuvent être évalués pour le soutien à temps plein de l’opérateur ou d’autres services auxiliaires pendant la réunion. Utilisez un modèle de votre visioconférence typique et demandez à chaque fournisseur de visioconférence de préparer un devis basé sur ce modèle, en prenant soin d’inclure tous les frais et charges dans ce devis. Cela facilitera la comparaison des coûts même si tous les fournisseurs que vous envisagez utilisent des structures de prix différentes.