Un logiciel d’automatisation du flux de travail est un type de programme informatique qui automatise les processus d’une entreprise, de sorte que lorsqu’une tâche du processus est terminée, le programme attribue ou transmet automatiquement la tâche suivante à la personne ou au service suivant de l’entreprise. Le choix du meilleur logiciel de flux de travail pour votre entreprise revient généralement à évaluer les besoins de votre entreprise et la manière dont le système répond à ces besoins. Le meilleur logiciel d’automatisation des flux de travail pour vous combinera des fonctionnalités essentielles, telles que la planification et la gestion des délais, à un coût raisonnable.
Le coût est souvent le principal facteur qui entre dans le choix du meilleur logiciel d’automatisation des flux de travail pour votre entreprise. Examinez votre budget et déterminez combien vous pouvez raisonnablement dépenser. Trouver la gamme que vous pouvez dépenser vous aide à affiner les choix des systèmes que vous pouvez envisager. De plus, même si le logiciel le plus cher peut offrir la plus large gamme de fonctionnalités, déterminez si votre entreprise a vraiment besoin de ce niveau de fonctionnalité. Économisez de l’argent en ne payant pas pour des fonctionnalités que vous n’utiliserez probablement jamais.
L’une des fonctionnalités spécifiques aux logiciels d’automatisation des flux de travail que vous voudrez peut-être prendre en compte est le fonctionnement du processus d’approbation. Le logiciel peut vous permettre de programmer des dates dans le système d’automatisation du flux de travail pour les approbations des délais. Lorsque la date approche, le logiciel peut alerter le gestionnaire qui est chargé d’approuver les travaux. Si le dossier n’est pas entre les mains du gestionnaire, mais est bloqué dans le processus ou enfoui sur le bureau d’un employé, le système peut porter cela à l’attention du gestionnaire.
Pour les services commerciaux ou les organisations, vous pouvez rechercher un logiciel d’automatisation des flux de travail qui suit le processus de vente. Une fois que vous avez saisi les étapes de votre processus, vous pouvez ensuite définir des dates afin que les prospects soient automatiquement transmis. Cela permet d’éviter de perdre des prospects ou de manquer une étape dans le processus. Cette fonctionnalité peut également vous permettre d’attribuer des tâches spécifiques à des représentants commerciaux spécifiques, ce qui est utile si vous avez plusieurs représentants commerciaux ou ceux qui sont répartis dans différentes régions du pays.
Une fois que vous avez effectué votre mission d’enquête, effectuez une comparaison côte à côte des options logicielles d’automatisation du flux de travail. Séparez ceux qui répondent à la majorité de vos besoins de ceux qui ne répondent pas à vos critères et exigences. Parmi les options qui répondent le plus à vos besoins, hiérarchisez la liste des exigences que vous avez. Le meilleur gestionnaire de flux de travail est celui qui répond à toutes vos exigences de niveau supérieur et à tous ou à la majorité des facteurs moins importants.