L’utilisation de formulaires de commande papier pour une entreprise peut être un moyen efficace de noter et de classer les commandes, mais ces formulaires sont facilement perdus, mélangés ou oubliés. Avec le logiciel de bons de travail, toutes les commandes sont créées et stockées électroniquement, elles sont donc bien organisées et faciles à consulter. Un bon logiciel de bons de travail doit contenir plusieurs éléments essentiels pour en faire le meilleur pour n’importe quelle industrie. Ces éléments incluent un système de classement sophistiqué qui permet de trier les fichiers par date, priorité et client ; et des outils de planification, afin que l’employé qui passe le bon de travail puisse planifier le nouveau travail en même temps que les travaux existants. Un système de rapport qui indique aux administrateurs qui travaille sur le travail et l’avancement de ce travail est également précieux, tout comme les capacités mobiles si l’entreprise a des travailleurs sur le terrain.
Une fois qu’une commande est passée, elle est archivée électroniquement dans le logiciel de commande de travail. Si le logiciel ne dispose pas d’un système de classement sophistiqué, il est possible que les administrateurs perdent la commande. Les bons programmes auront la capacité d’afficher toutes les commandes en fonction du moment où elles ont été passées, de leur priorité et du client. Cela permet aux administrateurs de consulter rapidement chaque commande de travail et de s’assurer que tout le travail est terminé et non oublié.
Dans la plupart des entreprises basées sur les services, la planification est primordiale, car les clients veulent le service le plus rapide et le plus efficace. Les outils de planification dans le logiciel de commande de travail aideront l’administrateur à vérifier tous les travaux existants et à planifier un nouveau travail pour une certaine date et heure, et peut-être même un certain travailleur. En maintenant un calendrier global, l’entreprise peut être sûre que tous les travaux sont effectués dans l’ordre le plus rapide.
Un logiciel de bons de travail avec des fonctionnalités de rapport permet aux utilisateurs de visualiser les commandes en fonction de leur progression, du montant d’argent gagné sur chaque travail et des personnes qui ont travaillé sur la commande. L’un des avantages de cette fonctionnalité est que les administrateurs peuvent rendre compte de la qualité ou de la faiblesse de l’entreprise, en fonction du nombre d’emplois et du montant d’argent gagné. Cela aide également l’entreprise à voir dans quelle mesure les travaux sont bien exécutés, en fonction du temps qu’il faut pour les terminer. Si quelque chose est mal fait sur un travail, cette fonctionnalité de rapport permet également aux administrateurs de vérifier qui a été affecté à la commande, afin que des mesures puissent être prises contre l’employé approprié.
Un logiciel de commande de travail avec des fonctionnalités mobiles sera utile aux entreprises qui ont des travailleurs sur le terrain, mais probablement pas à celles qui travaillent sur des commandes exclusivement en interne. Grâce aux fonctionnalités mobiles, le programme de bons de travail est capable d’envoyer des informations sur le travail au téléphone mobile de l’employé. De cette façon, s’il y a un nouvel emploi ou si quelque chose change dans l’emploi actuel, l’employé peut être rapidement mis au courant.