Le workflow de document décrit le processus par lequel un document passe dans les opérations régulières d’une organisation. Par exemple, le flux de travail de documents d’une entreprise de fabrication peut commencer par un modèle conçu par des ingénieurs, qui est ensuite transmis à un professionnel qui crée une nomenclature basée sur cette conception. Une fois que le coût et les fournisseurs sont déterminés par un professionnel, il peut alors transmettre ce document à un responsable ou à un professionnel qui peut modifier et approuver la commande. Les professionnels qui utilisent un logiciel de flux de travail documentaire sont soucieux de créer un processus clair et transparent qui peut être automatisé et qui peut aider une organisation à devenir plus efficace. Pour choisir le meilleur logiciel de flux de documents, il peut être utile de tenir compte des besoins de votre organisation, de la qualité du logiciel et de déterminer les modes d’accès qui correspondent le mieux à vos besoins.
Certains types de logiciels de workflow de documents de base permettent aux utilisateurs d’accéder à des modèles de documents et peuvent être synchronisés avec les systèmes de messagerie, de cette façon les utilisateurs peuvent automatiquement joindre des documents aux messages électroniques. Ces systèmes de base permettent également aux gestionnaires de flux de travail de créer des systèmes simples avec un ensemble d’étapes par lesquelles un document doit passer. Ces systèmes sont idéaux pour les petites entreprises qui s’occupent principalement du flux de travail interne des documents.
Un logiciel de flux de travail de documents plus complexe permet aux utilisateurs de créer leurs propres modèles et de générer des rapports sur l’efficacité d’un processus de flux de travail. Ces systèmes peuvent également permettre aux utilisateurs de créer des interfaces client. Ces interfaces sont accessibles aux clients qui souhaitent passer des commandes ou des candidatures. Ce type de logiciel est souvent préféré par les professionnels dont les systèmes de flux de travail s’étendent au-delà du fonctionnement interne d’une organisation.
La convivialité, la précision des rapports et la capacité à fonctionner sans dysfonctionnements sont des facteurs qui peuvent avoir un impact sur la qualité. Quelques conseils pour choisir le logiciel de flux de travail de documents de la plus haute qualité consistent à demander des recommandations à des collègues d’un secteur similaire. De nombreux professionnels trouvent que les publications spécialisées sont d’excellentes ressources qui fournissent des examens et des évaluations approfondis de divers types de logiciels.
En général, il existe deux modes d’accès différents pour les logiciels de workflow de documents. D’une part, les grandes entreprises peuvent préférer acheter des logiciels pouvant être installés sur les ordinateurs d’un réseau organisationnel. Dans ces cas, une organisation possède le logiciel et est responsable de la mise à jour des fonctionnalités et de la sécurité.
Les petites entreprises peuvent bénéficier de logiciels à la demande. Il s’agit d’un logiciel auquel les utilisateurs peuvent accéder en ligne. Les logiciels à la demande exigent normalement qu’une organisation paie des frais d’utilisation. L’un des avantages de cette méthode d’accès est que les utilisateurs peuvent compter sur un hôte logiciel pour mettre à niveau la sécurité et les fonctionnalités, ce qui permet de moins dépendre des techniciens en informatique.