Le logiciel de processus métier permet à l’entreprise d’impliquer plus facilement les utilisateurs dans la gestion des processus métier critiques et permet l’optimisation des processus métier. Lors du choix d’un progiciel de processus métier, il est important de sélectionner un produit capable d’améliorer la refonte des processus métier tout en rationalisant les processus existants. Pour faire le bon choix, vous devrez d’abord considérer les processus qui sont importants pour l’entreprise. Ensuite, considérez les produits qui utilisent la conception la plus conviviale, en gardant à l’esprit l’atmosphère d’équipe que l’on retrouve dans la plupart des entreprises modernes. Enfin, il est essentiel d’impliquer le service des technologies de l’information (TI) pour sélectionner un produit qui fonctionne de manière transparente avec l’architecture existante mais qui est évolutif.
La première étape dans le choix d’un logiciel de processus métier devrait être la plus simple, mais l’inverse est souvent vrai. Les entreprises créent normalement des équipes décisionnelles composées d’employés de tous les départements de l’entreprise, et ces employés doivent comprendre les processus importants pour l’entreprise. La réalité est que les individus de différents départements ont souvent des opinions contradictoires sur ce qui est et n’est pas un processus important, il est donc souvent sage d’inclure un consultant externe qui connaît les logiciels de processus métier pour aider à rationaliser cette partie du processus de prise de décision. Bien qu’un consultant externe augmente les coûts, il ou elle offrira également une vision impartiale de l’entreprise et pourra suggérer des éléments que l’équipe pourrait négliger. Cela peut permettre d’économiser de l’argent à long terme en évitant d’avoir à mettre à niveau le système, ce qui peut être plus coûteux après l’achat du progiciel de processus métier.
Une fois que l’équipe a sa liste de processus, elle doit former une liste d’outils pour répondre aux exigences des utilisateurs et du service informatique dans un progiciel de processus métier. Cela devrait inclure des composants sociaux pour la collaboration d’équipe, y compris la messagerie instantanée, les wikis et les blogs. Les équipes de gestion des processus métier auront besoin d’espaces personnalisés dans lesquels collaborer et devraient pouvoir ajouter de nouveaux participants à l’équipe avec peu ou pas besoin de consulter le service informatique. En outre, les processus métier doivent être faciles à documenter, grâce à l’utilisation de l’administration des images, des documents et des enregistrements, ainsi qu’au suivi Web et à la surveillance des processus métier.
Lorsque l’équipe aura terminé sa liste de processus et d’outils, le service informatique établira sa liste d’exigences pour le logiciel de processus métier. Le service informatique doit être en mesure d’ajouter et d’exécuter rapidement de nouveaux modules en cas de besoin, ainsi que de surveiller et de modifier les processus métier existants. Au fur et à mesure que de nouveaux processus métier sont développés, le service informatique doit être en mesure de les mettre en œuvre rapidement avec peu ou pas de temps d’arrêt. Le serveur de processus métier doit bien s’intégrer au réseau et aux plates-formes d’applications existantes. Enfin, le service informatique doit rechercher la fiabilité et l’évolutivité, avec une utilisation réduite du réseau.
Si la décision est prise correctement, le logiciel de processus métier que vous choisirez sera un composite de tous les éléments essentiels à la mission et du plus grand nombre de « besoins » que possible. Pour assurer cette mixité, il est important d’impliquer tous les services, en particulier le service informatique, et de respecter les besoins de tous les services. Un consultant extérieur peut rendre cela plus facile, en gardant tout le monde honnête. Le produit choisi doit être un produit facile à utiliser qui rendra l’entreprise plus efficace et donc plus rentable.