Comparer les répondeurs de bureau et choisir le bon peut s’avérer un défi, car il y a beaucoup à considérer. Par exemple, vous pouvez comparer les machines en fonction du nombre de messages qu’elles peuvent enregistrer ainsi que de la durée autorisée pour les enregistrements. Vous pouvez également les comparer en fonction de votre capacité à les utiliser à distance et des fonctionnalités à distance qu’ils incluent. Le nombre de boîtes aux lettres disponibles et la facilité avec laquelle vous pouvez gérer vos messages peuvent également jouer un rôle important dans votre décision.
Le nombre de messages qu’un répondeur peut contenir sera probablement très important lorsque vous essayez de choisir le meilleur répondeur de bureau. En effet, les messages manqués peuvent se traduire par des clients mécontents, des ventes perdues et des opportunités manquées. En tant que tel, vous feriez bien de choisir une machine qui peut contenir plusieurs messages à la fois et vous permet de décider de la longueur minimale et maximale des messages qu’elle enregistrera. De cette façon, si vous avez besoin que vos clients laissent un message détaillé, vous pouvez sélectionner une longueur de message appropriée et réduire le risque qu’ils soient coupés à mi-chemin.
La possibilité de gérer les messages à distance peut également être une considération importante lorsque vous magasinez pour un répondeur de bureau. Par exemple, vous souhaiterez peut-être pouvoir appeler et consulter les messages, même si vous êtes loin de la machine physique. Cela peut s’avérer utile lorsque vous devez récupérer des messages après les heures normales de bureau ou pendant vos déplacements. Cela peut également s’avérer bénéfique si vous ne pouvez pas vous rendre dans votre lieu de travail pour la journée et que vous souhaitez modifier l’enregistrement que vos appelants entendent.
S’il y a plus d’une personne qui recevra des messages sur le répondeur du bureau, vous pouvez envisager des options qui fournissent plus d’une boîte vocale. Avec ce type de machine, vous pouvez enregistrer un message sortant qui indique aux appelants d’appuyer sur un numéro spécifique pour laisser un message à la personne qu’il essaie de joindre. De plus, vous préférerez peut-être une machine qui vous permet également de créer un message sortant différent pour chaque appelant.
Le processus que vous devrez suivre pour enregistrer et effacer les messages peut également influencer votre décision lorsque vous essayez de choisir le meilleur répondeur de bureau. Par exemple, vous pourriez préférer une machine qui vous permet d’effacer ou de sauvegarder certains de vos messages vocaux sans que votre choix n’affecte tous les messages vocaux de votre boîte de réception. Vous pouvez également préférer une machine qui vous permet de sauter les messages que vous avez déjà entendus lorsque vous les écoutez. De cette façon, vous n’avez pas à passer par une longue série d’enregistrements pour revenir à cet appelant important.