Les utilisateurs doivent avoir une idée claire de ce qu’ils veulent réaliser lors de la sélection d’un service de conférence Web. Différents systèmes de conférence Web offrent différentes fonctionnalités et, selon l’utilisation prévue, peuvent ne pas être en mesure de faire tout ce que souhaite la personne qui organise une réunion. Les outils requis pour une conférence Web peuvent être très différents pour une réunion d’affaires formelle que ceux nécessaires pour une conférence informelle entre des personnes partageant un passe-temps ou un intérêt commun, comme un club de lecture à distance ou une étude biblique. De nombreux systèmes de conférence Web peuvent répondre aux besoins d’un large éventail de groupes, mais plus les services disposent d’outils, ce qui signifie souvent une augmentation du coût de leur utilisation.
Le meilleur service de conférence Web doit être en mesure d’héberger un nombre suffisant d’appelants ou de téléspectateurs pour les besoins de l’hôte. Certaines entreprises organisent des conférences Web pour leurs employés et doivent pouvoir connecter des milliers de personnes à partir de partout dans le monde. D’autres groupes peuvent avoir besoin d’être en contact avec seulement une poignée de personnes. L’hôte de la conférence doit avoir une bonne idée du nombre de personnes présentes et sélectionner un service pouvant accueillir tous les appelants.
La connectivité est un autre problème majeur à prendre en compte lors de la sélection d’un service de conférence Web. Par exemple, une entreprise peut organiser une conférence pour donner une nouvelle formation aux employés ou un déploiement de produit important. L’entreprise ne voudrait pas que les appelants soient soudainement déconnectés au milieu de la session ou que l’audio ou la vidéo se rompent. C’est souvent une plainte lorsqu’il s’agit de systèmes de conférence Web gratuits ou peu coûteux. La même question pourrait ne pas être aussi importante pour une réunion de groupe informelle. Lorsque les participants se trouvent dans des endroits éloignés, la rapidité du service et sa capacité à relayer rapidement les informations sont souvent très importantes. L’hôte de la conférence doit s’assurer que le service qu’il ou elle sélectionne a de bons antécédents en matière de connectivité Internet.
Un service de conférence Web doit être en mesure d’atteindre les objectifs de l’hôte lors de la réunion. Cela signifie souvent avoir les bons outils technologiques. La vidéoconférence, le partage d’écran et la possibilité de travailler en collaboration sur un projet sont des fonctionnalités qui peuvent être nécessaires. L’hôte peut vouloir être en mesure de montrer des vidéos aux participants ou de donner la possibilité à plusieurs orateurs de participer à la discussion. Si ces choses sont nécessaires, l’hôte doit vérifier que le service de conférence Web qu’il ou elle sélectionne peut accomplir ces choses.