Le service de paie en ligne signifie la paie à la demande – n’importe quand et n’importe où tant que vous avez accès à Internet. Le meilleur fournisseur de services de paie en ligne devrait être en mesure de traiter la paie et d’autres rapports connexes dans les plus brefs délais dans le cadre de votre calendrier défini ou mieux. La paie et les rapports doivent être sans erreur. Il devrait également avoir le temps le plus court pour faire demi-tour pour corriger les erreurs qui ne peuvent être évitées. Avant tout, le service de paie en ligne doit être convivial.
Au-delà des considérations de base, le choix du fournisseur de services de paie en ligne sera généralement influencé par les besoins de gestion de la paie de votre organisation. Votre organisation peut souhaiter que le système de paie ne s’occupe que des services de base, tels que le calcul des chèques de paie et les impôts dus par chaque employé, l’impression et le paiement des chèques et la préparation des rapports de gestion. Sinon, votre organisation peut choisir de regrouper des services supplémentaires liés à la paie, notamment les paiements de retenues d’impôt et la gestion des problèmes liés au système d’information sur les ressources humaines. Vous devrez généralement évaluer soigneusement vos besoins en matière d’administration de la paie pour découvrir les modules complémentaires dont vous avez besoin en plus du service de base offert par chaque fournisseur. Ces fonctionnalités complémentaires peuvent vous coûter plus cher, sauf si le fournisseur les propose dans le cadre d’un package standard.
Le meilleur service de paie en ligne devrait généralement avoir un support client supérieur. Le personnel du service client peut même devoir être disponible après les heures normales de bureau pour répondre aux préoccupations téléphoniques. Ce personnel devra généralement être en mesure de répondre rapidement aux requêtes par courrier électronique sans nécessiter de suivi, car les problèmes de paie sont souvent urgents et nécessitent une attention immédiate. Vous pouvez appeler la hotline du prestataire que vous envisagez à différents moments de la journée pour vérifier la disponibilité et la réactivité du personnel du service client.
Effectuer une recherche pour le meilleur fournisseur de services de paie en ligne peut être une tâche critique et peut prendre beaucoup de votre temps. Vous pouvez cependant rationaliser le processus de sélection en vous appuyant sur l’expérience de vos pairs dans d’autres organisations qui sont à la fois à l’intérieur et à l’extérieur de l’industrie où vous travaillez. Il existe également des sites Web organisés par des praticiens de la gestion des ressources humaines qui ont des blogs discutant de leurs expériences avec le service de paie en ligne qu’ils ont choisi. Certains sites Web comparent et évaluent même les principaux fournisseurs. Une démonstration en direct utilisant des données fictives ou réelles peut également être effectuée pour avoir une idée réelle du service de paie proposé.
Quel que soit le fournisseur que vous choisissez, vous devrez généralement vous assurer de lire les petits caractères du contrat et de vérifier la clause d’indexation des prix et les autres termes et conditions du service. Vérifiez la référence commerciale pour valider les antécédents du fournisseur. Assurez-vous également que le fournisseur dispose de ressources suffisantes pour répondre rapidement aux exigences de ses clients actuels, y compris les vôtres.