Pour choisir le meilleur service de messagerie vocale professionnel pour votre entreprise, vous devez évaluer les besoins de votre entreprise. Ensuite, vous devez trouver un service qui fournit les services dont vous avez besoin et qui peut être représentatif de votre bureau d’affaires lorsque vous ou votre personnel n’êtes pas en mesure de répondre au téléphone. Étant donné que répondre au téléphone, répondre aux questions des clients et prendre les messages téléphoniques sont les principales fonctions d’un service client de qualité supérieure, vous voudrez tenir compte de ces facteurs ainsi que de la tarification des services pour trouver le meilleur service de réponse aux entreprises.
L’un des premiers aspects que vous souhaitez examiner lors de l’achat d’un service de messagerie vocale est les heures d’ouverture et la disponibilité. Certains offrent un service de réponse 24 heures sur XNUMX. Cela signifie qu’ils peuvent répondre à vos appels professionnels pendant et après vos heures normales d’ouverture. Pendant vos heures de bureau, cela permet au service de filtrer vos appels pour vous, ce qui peut être particulièrement utile si vous êtes une entreprise individuelle ou si vous avez un petit personnel de bureau. Le service XNUMX heures sur XNUMX vous aide également à éviter les occasions d’affaires manquées simplement parce qu’un client appelle après la fermeture de votre entreprise pour la journée ou les jours de la semaine où votre bureau n’est pas ouvert.
Une autre caractéristique d’un service de répondeur professionnel à considérer est la configuration du bureau des services d’appel et sa disponibilité technologique. Par exemple, beaucoup sont des services de répondeur virtuels ; puisque ce type de service est à un autre endroit, il a son propre bureau et ses propres équipements qu’il utilise pour répondre à vos appels. Certains, cependant, sont plus avancés sur le plan technologique que d’autres, alors découvrez comment ils transmettent vos messages ou gèrent les transferts d’appels.
Par exemple, certains services de messagerie vocale professionnels disposent d’une technologie qui leur permet d’enregistrer vos messages dans un système qui vous envoie automatiquement un e-mail lorsque vous recevez un message. D’autres services essaieront de transférer l’appel vers le numéro que vous avez configuré comme numéro de transfert. Si vous répondez, ils vous diront qui est au téléphone et à quoi ils font référence avant que vous ne décidiez de prendre l’appel ou que l’opérateur prenne un message pour vous.
Vous devriez également considérer vos options de coût. Alors que certaines sociétés de services de messagerie vocale professionnelles vous permettent de choisir et de payer uniquement les services dont vous avez besoin, à la carte, d’autres proposent des forfaits groupés qui vous permettent d’économiser de l’argent. En plus des économies de coûts, les forfaits groupés peuvent également inclure des services au-delà de la simple réponse à vos appels professionnels.
Certaines options de service de messagerie vocale professionnelle offrent également une aide administrative. Cela peut inclure la gestion des e-mails, la gestion de la base de données et la création de correspondance, comme la saisie des lettres des clients. En fin de compte, choisir le meilleur service de réponse en direct revient généralement à trouver un service qui répond à la majorité de vos besoins, offre un service client supérieur et correspond à votre budget.