Un service de réponse automatique est la première impression que votre entreprise fait lorsque vous ne pouvez pas répondre à un appel. Pour que la première impression soit la meilleure, choisissez le meilleur service de réponse automatique disponible. Évaluez la capacité du service à transférer les appels vers différents numéros de téléphone, à acheminer les appelants vers la messagerie vocale appropriée et à déterminer si les messages sont traités en fonction des besoins de l’entreprise.
Les deux principaux types de services de réponse automatique comprennent les options de la compagnie de téléphone ou une machine qui se connecte au téléphone du bureau. En règle générale, un service fourni par une compagnie de téléphone nécessite des frais de service mensuels. Lorsqu’une machine qui se connecte au téléphone du bureau est achetée, l’équipement est payé sans frais supplémentaires en cours. Lequel est le meilleur service de réponse automatisé peut dépendre du montant d’argent prévu pour le service.
Un troisième type de service de réponse automatique existe également, qui est un service de réponse virtuel en direct. Plutôt que de simplement permettre aux appelants de laisser un message sur une machine ou une messagerie vocale, un service de réponse 24 heures sur XNUMX permet aux appelants de parler à une personne en direct. La personne peut aider l’appelant, prendre un message ou transférer l’appelant vers un numéro prédéterminé qui lui est fourni, tel qu’un téléphone cellulaire.
Même si le propriétaire de l’entreprise choisit une machine ou un service de messagerie vocale plutôt qu’un service de répondeur en direct, les options de transfert offertes par le service doivent être prises en compte. Par exemple, certains services de messagerie vocale permettent à l’utilisateur de transférer des appels vers un autre numéro de téléphone après que le téléphone sonne un certain nombre de fois. Cela signifie que si un appelant compose le numéro de l’entreprise et qu’il sonne trois fois sans réponse, il sonne automatiquement sur un téléphone portable. Si l’appel reste sans réponse, l’appelant est renvoyé vers la messagerie vocale du numéro d’entreprise pour laisser un message.
Une autre caractéristique du meilleur service de réponse automatique est celui qui traite les messages de manière accessible. Par exemple, un répondeur peut permettre ou non aux utilisateurs de récupérer des messages à distance. Un service de messagerie vocale permet généralement de récupérer des messages à partir du téléphone ou à distance. Si vous sélectionnez un service de répondeur en direct, découvrez comment le service de répondeur gère les notifications de message, qui peuvent devoir être récupérées par téléphone ou peuvent être envoyées par e-mail directement à l’utilisateur.
Lorsque vous envisagez des services de réponse automatique, faites une liste des avantages et des inconvénients de chaque option. Comparez les caractéristiques et commencez à réduire les choix jusqu’à ce qu’il n’en reste plus qu’un sur la liste. Cela devrait être celui qui répond à tous les besoins de l’entreprise, qui est le meilleur service de réponse automatisé pour votre entreprise.