L’utilisation d’un système de contrôle de gestion permet à une entreprise de recueillir et d’évaluer des informations pour prendre des décisions organisationnelles. Les décisions prises affectent souvent de vastes secteurs de l’entreprise, tels que les ressources humaines, la production ou les services financiers. Les meilleurs conseils pour sélectionner un système de contrôle de gestion consistent à examiner la structure organisationnelle actuelle, à décider de l’objectif du système et à utiliser des travailleurs spécifiques pour le faire fonctionner. D’autres facteurs peuvent également s’appliquer en fonction de l’époque et de l’industrie dans laquelle une entreprise opère. Ces systèmes peuvent prendre un certain temps à mettre en place.
La structure organisationnelle actuelle d’une entreprise définit les rôles et les responsabilités de chaque poste au sein d’une entreprise. Les rôles définis vont généralement du cadre le plus élevé au travailleur le plus bas ; un système de contrôle de gestion modifiera très probablement cette structure. Les dirigeants devront peut-être examiner la structure et décider quels postes peuvent changer dans le nouveau système. La conception de la structure peut également changer. Par exemple, l’entreprise peut passer d’une approche axée sur le produit à une approche basée sur la fonction.
Décider de la finalité du système de contrôle de gestion est un autre facteur de ce processus. Une entreprise peut décider d’utiliser le système comme agent de changement ou comme système d’aide à la décision. Un système d’agent de changement dirige souvent une entreprise sur la façon de modifier son système. Les systèmes d’aide à la décision sont étroitement liés à la méthodologie des agents de changement. L’équipe dirigeante d’une entreprise a souvent besoin d’une information abondante sur les décisions, ce qui conduit à la définition du système de contrôle de gestion.
Certains travailleurs d’une entreprise peuvent être plus aptes à travailler dans un système de contrôle de gestion que d’autres. Ces systèmes nécessitent souvent des tâches spécifiques et certains niveaux d’éducation pour compléter les activités du système. Dans de nombreux cas, une entreprise peut découvrir des travailleurs qui rechignent au changement apporté par le système de contrôle. Un changement important dans les opérations d’une entreprise peut nécessiter le recours à un consultant externe. Le consultant peut aider l’entreprise à mettre en place le système de contrôle et à le faire fonctionner correctement.
Les contrôles internes constituent souvent une partie importante d’un système de contrôle de gestion. Ces contrôles empêchent une entreprise de mettre en œuvre un système qui ne protège pas les opérations courantes de l’entreprise. Par exemple, demander à un travailleur d’accomplir des tâches étroitement liées peut entraîner une violation de la séparation des tâches. Cette ségrégation garantit que les travailleurs sont incapables de compromettre le système et d’utiliser les ressources de l’entreprise à des fins personnelles. Les contrôles internes garantissent également qu’une entreprise est conforme aux réglementations internes.