L’externalisation, qui devient une pratique courante dans un large éventail d’industries et d’entreprises, consiste à louer une certaine partie de votre travail ou de votre processus commercial à un fournisseur de services tiers. Une partie qui externalise peut le faire pour diverses raisons, allant de la volonté de réduire les frais généraux, d’atteindre des objectifs à court ou à long terme, d’améliorer l’efficacité et d’obtenir un service de qualité et spécialisé. Vous pouvez externaliser offshore, nearshore ou localement, selon ce qui est externalisé. Pour obtenir les meilleurs résultats, il est essentiel de choisir judicieusement les prestataires de services et d’examiner attentivement les contrats d’externalisation.
Il est essentiel, au départ, d’avoir une idée très claire de ce que vous souhaitez externaliser, pourquoi ces tâches particulières doivent être externalisées, et quel type et niveau de service vous attendez du prestataire de services. Cela vous aidera à calculer vos coûts actuels et à les comparer aux frais de sous-traitance. De préférence, ce dernier devrait être inférieur ou, surtout si vous vous améliorez, un service plus spécialisé, au moins dans le même quartier.
L’étape suivante consiste à rechercher des prestataires d’externalisation des processus métier dans le domaine que vous souhaitez externaliser. Quelle est leur expérience ? Ont-ils travaillé avec des clients de votre industrie ? Quels types de compétences possèdent-ils et quels types de technologies utilisent-ils ? Demandez des références, vérifiez leurs antécédents clients et évaluez la qualité de leur travail.
Il est important de savoir si les prestataires de services peuvent fonctionner avec un minimum d’intervention. Quels sont leurs tarifs ? Il ne sert à rien de sous-traiter à quelqu’un que vous devez vérifier en permanence ou dont les tarifs dépassent votre budget ; vous externalisez après tout pour gagner du temps et de l’argent, et utilisez les deux de manière rentable dans un autre domaine de votre entreprise. Il est important de garder à l’esprit qu’il n’existe pas de fournisseur d’externalisation absolument parfait et que vous devrez négocier pour répondre aux besoins mutuels.
Une fois que vous avez sélectionné un prestataire pouvant répondre à vos objectifs et à votre budget, la troisième étape consiste à rédiger les contrats d’externalisation. Ceci est essentiel pour protéger les intérêts du client et du fournisseur. Les meilleurs contrats d’externalisation couvrent tous les aspects possibles du projet d’externalisation, comme la portée et les détails du projet, le niveau et la qualité attendus, le délai d’exécution et le type et le mode de paiement.
Les contrats d’externalisation doivent avoir une certaine flexibilité, de sorte qu’il soit possible d’intégrer tout nouveau changement, développement ou technologie qui pourrait vous être plus avantageux dans les années à venir. Bien qu’il soit important d’obtenir les détails du contrat, il est tout aussi essentiel de se concentrer sur l’établissement d’une bonne relation de collaboration avec votre fournisseur de services. Le résultat est plus susceptible d’être positif s’il implique une situation gagnant-gagnant pour toutes les personnes impliquées.