Une stratégie de continuité des activités est un plan que vous rédigez et mettez en place pour vous guider dans la gestion de l’entreprise à la suite d’une catastrophe. En d’autres termes, si une catastrophe telle qu’une inondation, un tremblement de terre ou un ouragan frappe votre région, la stratégie de continuité des activités est le plan en place pour que les opérations commerciales puissent se poursuivre et que vous sachiez comment procéder pour effectuer une reprise après sinistre. La création du plan implique plus que la simple mise en place d’une police d’assurance.
La première étape de l’élaboration du plan consiste à effectuer une analyse de la gestion des risques, qui est une évaluation des types de risques susceptibles d’affecter votre capacité à continuer à gérer l’entreprise. Un risque est tout ce qui peut empêcher l’entreprise d’exploiter et de fournir les produits et services qu’elle offre à ses clients. Par exemple, le plan doit inclure les moyens par lesquels vous pouvez toujours produire et livrer vos produits et services sans avoir accès à la technologie, à tous vos employés ou si vous ne disposez pas d’une machine ou d’un équipement spécifique.
Au fur et à mesure que vous énumérez chaque risque, indiquez également comment vous prévoyez de surmonter le défi ou de gérer le risque. Par exemple, si vous perdez de l’électricité lors d’une tempête et que l’une de vos machines tombe en panne, déterminez comment vous allez gérer la tâche que la machine exécute manuellement à la place. Chaque risque aura son propre ensemble de circonstances qui devront être planifiées.
Si la cuisine de votre entreprise dispose d’une plaque chauffante à l’usage des employés, il s’agit d’un autre risque, un risque qu’un incendie se déclare dans votre entreprise. Selon l’Agence fédérale de gestion des urgences (FEMA), l’incendie est le risque numéro un pour les entreprises. Afin d’évaluer pleinement tous les risques pour votre entreprise, vous devriez parler avec la FEMA locale de votre région. vous devriez également parler avec les agences d’urgence telles que les pompiers, les services de police et les agents d’assurance. Tous ces professionnels peuvent vous aider à évaluer les dangers que vous ne pourriez pas reconnaître autrement, afin que vous puissiez préparer une stratégie de continuité des activités pour chaque risque.
Ensuite, vous souhaitez préparer un plan pour communiquer et alerter vos clients ou clients si vos opérations commerciales normales sont interrompues. Cela peut inclure la tenue à jour et imprimée d’une liste de vos principaux clients, ainsi que leurs numéros de téléphone et adresses e-mail. Cela vous permet de les contacter et de leur préparer votre plan d’urgence en cas d’arrêt ou de retard des opérations commerciales.
Votre stratégie de continuité des activités doit également inclure les titres de vos employés critiques. Bien que votre entreprise ne puisse pas fonctionner à pleine capacité si la moitié de vos employés ne peuvent pas se rendre au travail après un ouragan, des employés spécifiques sont nécessaires pour fonctionner. La liste des employés critiques doit couvrir les différents domaines de l’entreprise qui sont nécessaires pour exécuter les opérations commerciales dans l’intervalle et jusqu’à ce que l’entreprise fonctionne à nouveau à pleine capacité.
Lorsque vous créez une stratégie de continuité des activités, vous devez couvrir toutes les bases. La meilleure façon d’y parvenir est de créer plusieurs options ou alternatives différentes pour chaque risque. Par exemple, si l’une de vos machines est inondée après une inondation dans la zone, une alternative consiste à exécuter les fonctions de la machine manuellement et l’autre alternative consiste à utiliser une machine plus ancienne qui remplit une fonction similaire.