Trois compétences principales sont nécessaires pour devenir administrateur de bureau de direction : la coordination de projets, les compétences informatiques et les compétences interpersonnelles. Un administrateur de bureau exécutif est généralement responsable de la gestion de toute la correspondance et des fonctions administratives requises par un cadre supérieur ou un cadre supérieur. Il ne s’agit pas d’un poste d’entrée de gamme, mais il est généralement occupé par une personne ayant 10 à 15 ans d’expérience en tant qu’administrateur exécutif ou chef de bureau. Il y a généralement un certain niveau de maturité émotionnelle et de confidentialité requis dans ce rôle.
Une gamme de programmes de formation est généralement disponible dans les collèges communautaires et professionnels pour vous aider à devenir un administrateur de bureau exécutif. Ces programmes durent de un à deux ans et sont souvent appelés programmes d’administration ou de gestion de bureau. Recherchez un programme avec des cours en gestion exécutive pour apprendre à travailler avec des personnes occupant des postes de haut niveau.
Les personnes qui réussissent et sont heureuses dans ce rôle sont naturellement extraverties, aiment travailler avec les gens et aiment être au cœur de l’action. Il ou elle est très fier d’avoir le scoop, mais peut garder un secret. La confiance, l’assurance et l’équilibre sont nécessaires dans ce rôle. Il est important que la personne dans ce rôle n’ait pas peur de dire la vérité, car de nombreux cadres comptent sur l’administrateur du bureau pour les aider à éviter les erreurs.
Les compétences de coordination dans cet environnement font référence à la capacité de motiver les autres à terminer une tâche à temps. Il ou elle doit être en mesure de fournir à l’exécutif le produit de travail dont il a besoin à temps, quel que soit le responsable. Il existe de nombreuses façons de s’assurer que les besoins de l’exécutif sont satisfaits, et les techniques utilisées dépendent de la situation et de la tâche. Par exemple, l’administrateur peut travailler avec des fournisseurs externes au nom de l’exécutif pour respecter des délais spécifiques, en s’assurant qu’ils connaissent le client et le profil de l’événement. Il ou elle peut également dire aux responsables locaux qu’une tâche est due un jour avant qu’elle ne le soit réellement, afin qu’elle soit définitivement prête à temps.
Des compétences de niveau expert en productivité bureautique et autres outils logiciels sont essentielles pour devenir administrateur de bureau de direction. Il ou elle doit avoir le plus haut niveau de compétence pour atteindre l’efficacité requise pour accomplir les tâches en un temps limité. Assurez-vous d’obtenir une certification officielle pour les produits logiciels utilisés dans votre secteur. Cette documentation vous donnera un avantage lors de la recherche d’un poste. Assurez-vous de garder ces compétences à jour car cela est essentiel dans ce rôle.
Une fois que vous devenez un administrateur de bureau exécutif, vous représentez l’exécutif. Les compétences interpersonnelles sont très importantes pour maintenir ce poste et effectuer efficacement les tâches. Gérer des priorités conflictuelles et des personnalités difficiles sont des compétences qui seront utilisées au quotidien. De plus, maintenir la confidentialité tout en restant en contact avec les potins et les nouvelles du bureau est un exercice d’équilibre que la plupart des administrateurs de bureau exécutif accomplissent facilement.