Les agents de front office travaillent généralement dans des centres de villégiature, des hôtels, des hôpitaux et d’autres entreprises qui offrent des services aux clients. Ils sont responsables de la gestion des réservations, de l’assistance aux problèmes des clients, de l’enregistrement des clients à l’arrivée et au départ et de la finalisation des achats. Les tâches varient cependant en fonction de l’industrie dans laquelle vous travaillez et peuvent inclure des visites guidées, la formation d’autres personnes, le dépôt de rapports et la réalisation d’inspections, en particulier pour les travailleurs des hôtels et des centres de villégiature. Pour devenir agent de front office, vous devez principalement avoir de l’expérience dans l’utilisation d’un ordinateur, une maîtrise des applications de productivité de base et les excellentes compétences en communication requises pour fournir un service client. Un diplôme d’études secondaires ou un certain collège est généralement l’exigence scolaire.
Un diplôme d’études secondaires ou son équivalent est généralement requis pour devenir agent de front office, mais certaines entreprises préfèrent les candidats ayant une certaine expérience universitaire. Un baccalauréat en gestion peut être utile si vous espérez devenir gestionnaire un jour, mais vous n’aurez pas besoin d’un diplôme pour la plupart des postes d’agent de front office débutants. Certaines entreprises préfèrent les candidats qui parlent une langue étrangère et savent utiliser divers programmes de traitement de texte, de bases de données et de tableurs. Les cours de formation continue dans une école technique ou un collège sont un bon moyen d’acquérir ces compétences.
Les compétences en service à la clientèle sont importantes pour les agents de la réception, car ils traitent beaucoup avec les clients, tant au téléphone qu’en personne. Pour devenir agent de réception, vous devez avoir d’excellentes compétences en communication orale et écrite et vous sentir à l’aise pour accueillir les clients, répondre à toutes les questions sur les services, prendre les plaintes et faire des réservations. Vous devrez savoir utiliser les applications bureautiques de base sur l’ordinateur pour remplir des formulaires et faire des réservations pour les clients. Les compétences de base en mathématiques sont importantes pour le traitement des paiements, l’estimation du coût des services et le dépôt de rapports. Vous devez également vous sentir à l’aise pour effectuer des inspections, travailler avec d’autres membres de l’équipe, organiser des visites, remplir des rapports et des journaux et former d’autres membres de l’équipe, si nécessaire.
Certains employeurs exigent un an ou plus d’expérience dans un poste de service à la clientèle, mais d’autres vous permettent de devenir agent de réception sans cette expérience. La plupart de ce que vous devez apprendre est enseigné pendant la période de formation en cours d’emploi, et ceux qui ont une expérience antérieure du service à la clientèle, de bonnes compétences en informatique et d’excellentes compétences en communication sont généralement mieux préparés. Le processus de formation consiste à apprendre à utiliser le logiciel de l’entreprise, à se familiariser avec les politiques de réservation et à se familiariser avec le bâtiment afin de pouvoir offrir des visites aux clients au besoin.