Il existe un certain nombre de compétences diverses nécessaires pour devenir un assistant de front office, y compris des compétences administratives, de bureau et de secrétariat. Vous rapporterez probablement à un cadre supérieur, à un directeur de bureau ou à une sorte de personnel des services de bureau, et une tenue professionnelle et une attitude positive et sympathique vous seront très utiles. D’autres capacités qui peuvent s’avérer utiles sont la saisie de données, le classement, la gestion du courrier, les livraisons et la gestion appropriée des dossiers. Les assistants de réception peuvent également être appelés à organiser et à superviser certains événements ou fonctions de bureau. Selon l’entreprise, les tâches peuvent varier considérablement, mais les tâches générales seront probablement similaires d’un endroit à l’autre.
Pour devenir assistant de réception, les compétences administratives nécessaires incluent l’aide à l’organisation, à la planification, à la mise en place et à la communication des détails de diverses activités au bureau, comme l’organisation de fêtes d’anniversaire du personnel, la mise en place de salles de réunion pour des fonctions professionnelles ou sociales et la gestion de la communication. entre les différents cadres et départements de l’organisation. Une posture professionnelle, un charisme personnel, une capacité à travailler avec tous les types de personnes sont requis. Faire des préparatifs de voyage et avoir une connaissance de base de la façon de trouver les meilleures offres de voyage peuvent être inclus dans vos fonctions d’assistant de réception.
Certaines compétences de bureau sont également importantes si vous souhaitez devenir assistant de réception. Une connaissance pratique des programmes informatiques Office® courants comme Outlook®, Word® et Excel® sera probablement une exigence pour ce poste. La capacité de taper rapidement et pendant de longues périodes tout en répondant au téléphone, en gérant les visiteurs et en effectuant d’autres tâches de bureau est essentielle. Le multitâche et le maintien d’un comportement agréable et imperturbable seront votre plus grand atout car il y aura probablement plusieurs tâches à accomplir ou à gérer simultanément. D’autres tâches de bureau qui peuvent être nécessaires incluent la manipulation d’une calculatrice, la planification de rendez-vous pour plusieurs personnes et une connaissance pratique des équipements de bureau tels que les photocopieurs, les scanners, les imprimantes, les télécopieurs et même les additionneurs à 10 touches.
Si vous souhaitez devenir assistant de réception, vous aurez besoin de diverses compétences en secrétariat. Avoir une connaissance de base des systèmes téléphoniques de bureau et de bonnes compétences en téléphonie sont l’une des fonctions les plus importantes de ce poste. La façon dont vous gérez les appelants peut donner le ton pour toute future transaction avec un individu. Il en va de même pour les tâches de réception qui constitueront probablement une grande partie de ce poste. Tenir un journal de connexion précis et accueillir les clients ou les visiteurs de manière amicale sont des compétences hautement souhaitables.