Il n’y a pas d’exigences de formation particulières pour devenir coordonnateur des dossiers, et certaines personnes peuvent apprendre sur le tas. Les personnes intéressées par une carrière dans ce domaine peuvent prendre certaines mesures pour se rendre plus compétitives. Certaines classes d’un collège ou d’une école technique peuvent souvent aider un étudiant à devenir coordinateur des archives plus rapidement, en passant moins de temps en formation et plus de temps à travailler directement avec les archives. La meilleure option peut dépendre de l’endroit où quelqu’un veut travailler et des conditions économiques actuelles.
Les coordonnateurs des dossiers supervisent les dossiers conservés par une organisation comme un cabinet médical ou une université. Ils sont responsables de la mise en œuvre et de la maintenance d’un système de classement, de la tenue des dossiers organisés, de la purge des anciennes données et de la mise à disposition des dossiers sur demande. Le travail peut impliquer d’interagir avec d’autres membres du personnel d’un bureau des archives, y compris des personnes qui fournissent une assistance et génèrent de nouveaux enregistrements pour le système.
Au minimum, il est généralement nécessaire d’avoir un diplôme d’études secondaires pour devenir coordonnateur des dossiers. Certains postes préfèrent les candidats ayant une expérience de dépôt et une certaine connaissance d’une industrie. Les cabinets médicaux, par exemple, recherchent des personnes qui connaissent la terminologie médicale et comprennent l’éthique et les lois qui entourent la confidentialité des dossiers médicaux. Il peut également être utile d’avoir des compétences en informatique, en particulier des capacités de base de données, car la tenue de dossiers électroniques est de plus en plus courante dans de nombreuses industries.
Une personne diplômée et sans expérience peut postuler pour devenir coordonnatrice des archives dans une entreprise sans exigences professionnelles spécifiques. Un membre du personnel supérieur fournira généralement une formation pour familiariser le membre du personnel avec le travail. Une autre option consiste à travailler plus généralement dans des postes de classement au sein d’un établissement pour développer une expérience. Une fois que quelqu’un est familiarisé avec un système, il est possible de postuler pour devenir coordinateur des archives lorsqu’un poste se libère. Il peut être utile d’avoir un lien avec un superviseur qui peut rédiger une lettre de recommandation pour appuyer la candidature, documentant l’expérience de l’employé et son niveau de connaissances pour le personnel des ressources humaines.
Une autre façon de devenir coordinateur des archives est de suivre des cours dans une école technique ou un collège. Certains établissements d’enseignement offrent une série de cours qui aboutissent à un certificat d’entreprise, de classement ou d’enregistrement. Ces cours couvrent différentes méthodes de classement, programmes informatiques et questions juridiques entourant les dossiers. Les personnes titulaires de certificats peuvent être plus compétitives sur les demandes d’emploi, car leur formation signifie qu’elles peuvent commencer à coordonner les dossiers immédiatement et peuvent être en mesure d’offrir des conseils sur la rationalisation et l’amélioration de la tenue des dossiers de l’organisation.