Bien que la plupart des postes administratifs impliquent des processus de coordination pour un large éventail de personnel, un coordinateur exécutif travaille plus exclusivement avec un ou plusieurs cadres d’une organisation. Pour devenir coordinateur exécutif, il faut être à l’aise de travailler en étroite collaboration avec un ou plusieurs membres de la haute direction et de les représenter.
L’une des compétences les plus importantes requises pour devenir coordinateur exécutif est la capacité de maintenir un haut niveau de confidentialité. Les dirigeants d’une organisation traitent des informations confidentielles, dont leurs assistants et coordonnateurs ont ensuite accès, de façon constante. Que ces informations incluent des détails sur les finances de l’organisation, les décisions d’embauche ou de licenciement, ou les conflits entre les membres du personnel, les coordinateurs exécutifs doivent garder les informations confidentielles privées afin de maintenir leur propre réputation professionnelle.
La communication avec tact est une autre compétence essentielle à avoir si l’on envisage de devenir coordinateur exécutif. En plus de communiquer clairement et poliment, un coordinateur exécutif doit souvent être en mesure d’agir comme un « gardien » pour l’exécutif. Cela implique parfois de répondre aux demandes de renseignements au nom de l’exécutif afin de libérer son temps pour les aspects les plus importants du travail. La communication avec tact peut également impliquer de refléter la nature formelle ou informelle de l’organisation en termes de culture d’entreprise. Par exemple, un coordinateur exécutif d’un cabinet d’avocats peut avoir besoin d’utiliser un ton plus formel dans sa correspondance qu’un coordinateur exécutif d’un organisme sans but lucratif.
Une connaissance fondamentale du département principal ou de la division que l’exécutif supervise est également importante pour devenir coordinateur exécutif. Que l’exécutif soit un directeur de la technologie ou un directeur marketing, le coordinateur exécutif doit être familiarisé avec les processus du département de l’exécutif. Si l’exécutif est le directeur général de l’organisation, le coordinateur exécutif doit avoir une connaissance de base du fonctionnement de l’organisation, qu’il s’agisse d’une entreprise, d’un organisme sans but lucratif ou d’une institution universitaire.
Des compétences en gestion peuvent également être exigées d’une personne qui a postulé pour devenir coordinateur exécutif. Certains postes de coordonnateur exécutif impliquent la supervision de personnel, comme les réceptionnistes, les commis de bureau ou les adjoints administratifs. À ce titre, un coordinateur exécutif devrait être à l’aise pour déléguer des responsabilités tout en gérant les actions entrantes des cadres.