Lorsque vous préparez un voyage d’affaires, vous devez faire plusieurs choses pour vous assurer que vos projets de voyage se déroulent sans accroc et que les choses ne s’effondrent pas au bureau. Outre la planification normale du voyage, comme la confirmation des billets, des horaires et des réservations, il y a d’autres éléments à prendre en compte lors de la préparation d’un voyage d’affaires.
Si vous voyagez pour affaires, vous devez vous assurer que tout se passe bien au bureau pendant votre absence. Par conséquent, il est important d’informer tout autre superviseur et vos employés que vous serez absent. Assurez-vous que les autres ont un moyen de vous contacter pendant votre absence en cas de besoin important au bureau. Cela inclut de fournir votre numéro de téléphone portable, ainsi que le numéro de téléphone de l’endroit où vous séjournerez. Si vous avez un agenda préparé à l’avance lorsque vous voyagez pour affaires, assurez-vous que votre contact au bureau dispose également de cette information.
Étant donné que la plupart des entreprises dépendent de la communication par courrier électronique, vous devez également demander à quelqu’un de surveiller votre courrier électronique lorsque vous voyagez pour affaires. Si ce n’est pas une option, configurez votre e-mail pour répondre automatiquement avec un message informant l’expéditeur que vous serez temporairement absent du bureau. Cet e-mail doit informer l’expéditeur des jours de votre absence et du moment où vous devriez pouvoir répondre à l’e-mail. Si vous savez que certaines communications par e-mail ne pourront pas attendre votre retour, vous devez également emporter un ordinateur portable avec vous lorsque vous voyagez pour affaires. Si tel est le cas, vous devez vous assurer que l’hôtel dans lequel vous séjournez dispose d’un accès Internet afin que vous puissiez vous connecter et consulter vos e-mails.
Lorsque vous préparez un voyage d’affaires, il est également préférable de vous laisser une petite marge de manœuvre en ce qui concerne le temps. Les avions ont tendance à être en retard et les rendez-vous sont souvent dépassés. Si vous ne vous donnez pas suffisamment de temps pour faire face à de telles circonstances imprévues lorsque vous voyagez pour affaires, vous pouvez vous sentir très stressé lorsque les délais ne sont pas respectés et que vous ne pouvez pas respecter les délais.