Avant de se lancer dans un projet important et de grande envergure, il est souvent utile d’élaborer un calendrier de projet. Cela implique d’enregistrer les principales étapes qui seront impliquées dans un projet, du début à la fin, ainsi que les personnes ou les équipes responsables et les dates d’achèvement prévues. C’est une façon d’examiner les principaux détails, ou la vue d’ensemble de l’ensemble du projet, avec tous les objectifs et jalons inclus.
Si une personne élabore un calendrier de projet pour un projet qu’elle réalise de manière indépendante, elle peut être seule responsable de l’élaboration du calendrier. De nombreux projets, en particulier ceux à grande échelle, impliquent plusieurs travailleurs ou membres d’une équipe. Lorsque des calendriers de projet sont créés pour de tels projets, tous les travailleurs qui seront impliqués dans le processus de prise de décision devraient également participer à la création du calendrier.
Le calendrier doit inclure tous les jalons et objectifs prévus qui font partie du projet ainsi que les responsables des différentes pièces, les matériaux nécessaires et la date d’achèvement cible pour chaque étape. Les réunions ou les points de contrôle qui ont été planifiés à l’avance peuvent également être inclus dans un calendrier de projet, car l’idée est de donner la meilleure représentation possible de l’ensemble du projet. Lorsqu’un groupe travaille initialement ensemble pour développer un calendrier de projet, ils devraient tous être en mesure de voir le calendrier. Il peut être projeté sur un tableau via un ordinateur, placé dans un espace de travail en ligne à accès multiple ou écrit avec des marqueurs sous forme de brouillon sur un grand morceau de papier graphique affiché au mur.
Une fois qu’un premier calendrier de projet a été créé, chaque membre du groupe responsable du projet doit en recevoir une copie à titre de référence. Il peut s’agir d’une copie papier ou d’une copie électronique affichée en ligne ou envoyée par courriel aux membres. Le calendrier du projet est un document de travail qui doit être revu périodiquement tout au long du projet afin qu’il puisse être ajusté au fur et à mesure que des changements et des imprévus surviennent.
Les échéanciers de projet présentent plusieurs avantages. Ils aident à garder tous les membres d’une équipe concentrés sur les objectifs d’un projet particulier et à les garder ensemble à mesure que le projet évolue et change. Ces échéanciers aident également à démontrer comment le projet doit se dérouler de manière à la fois écrite et visuelle. Les échéanciers des projets devraient être utiles à la fois aux membres de l’équipe qui sont soucieux des détails et à ceux qui ont besoin d’avoir une vue d’ensemble de la façon dont tout s’emboîte. Les échéanciers de projet peuvent également aider à s’assurer que toutes les tâches et étapes requises dans un projet ont été correctement assignées et déléguées.