Un programme de gestion du changement est un système structuré que les entreprises utilisent pour ajuster ou modifier leurs opérations. Les entreprises peuvent subir des changements pour un certain nombre de raisons, motivées par des forces internes et externes à l’entreprise. L’utilisation d’un programme permet à une entreprise d’aborder le changement avec un processus précédemment réussi. Cela peut atténuer toute oreille ou résistance associée au processus de gestion du changement. La plupart des entreprises auront des programmes de gestion du changement construits autour de leurs opérations, bien que quelques principes standard existent dans tous les systèmes.
Lors de l’élaboration d’un système de gestion du changement, les entreprises doivent décider du type de changement qui doit avoir lieu. Par exemple, les changements peuvent être stratégiques, technologiques ou structurels, ou ils peuvent être centrés sur le comportement et les attitudes des employés. Le changement stratégique se concentre sur un changement à l’échelle de l’organisation. Cela peut entraîner une modification des opérations de production ou des biens et services produits, des ajustements du nombre de concurrents sur le marché économique ou le résultat de changements dans les politiques fiscales ou monétaires d’un pays. Technologique est l’utilisation ou la mise à niveau de systèmes informatisés dans l’entreprise. Les changements structurels sont internes, se concentrant sur les responsabilités de l’individu au sein de l’entreprise et sur la manière dont les individus rendent compte à l’équipe de direction de l’entreprise. Le comportement des employés peut consister à établir un code de conduite ou d’éthique, à former les travailleurs à la gestion des plaintes relatives au service client ou à un certain nombre d’autres situations pouvant survenir dans l’environnement commercial.
Un programme de gestion du changement doit avoir une personne ou une équipe qui gère le système. Les entreprises peuvent décider de sélectionner une personne parmi la direction actuelle ou de sélectionner une équipe parmi les opérations de l’entreprise. Alors qu’un seul individu crée un programme centralisé de gestion du changement, cette configuration peut également être considérée comme dictatoriale, ce qui peut entraîner une résistance de la part des employés qui n’aiment pas le processus de changement. Un programme de gestion du changement axé sur l’équipe permet à l’entreprise de bénéficier de plusieurs personnes qui peuvent avoir un aperçu du processus de changement. Les employés peuvent également avoir plus de relations avec un membre particulier de l’équipe de gestion du changement, créant ainsi un processus plus unifié.
L’externalisation du poste de conduite du changement est également une possibilité. Cela crée une personne ou une équipe indépendante pour le programme de gestion du changement, permettant moins de résistance dans l’entreprise. Bien que les personnes externes ne soient pas souvent au courant de l’ensemble des opérations de l’entreprise, elles apporteront plus de connaissances au processus et aideront à surmonter les obstacles.
La création d’un plan et la définition de buts ou d’objectifs constituent également une partie importante de l’élaboration d’un programme de gestion du changement. L’équipe dirigeante de l’entreprise doit avoir une vision claire du changement pour la transmettre aux salariés. Fixer des objectifs à court terme faciles à atteindre peut rendre le processus plus acceptable, car les employés commenceront à comprendre l’objectif du changement et, espérons-le, s’impliqueront dans le processus restant.