Commander des copies officielles d’un acte de naissance, que ce soit pour remplacer un original perdu ou endommagé ou simplement pour obtenir des copies supplémentaires, est généralement une procédure simple. Dans la plupart des pays, les naissances sont enregistrées et conservées par un bureau d’état civil ou un bureau d’état civil établi au niveau national ou étatique. Les certificats de naissance originaux sont délivrés par ces bureaux aux nouveaux parents dans les semaines suivant la naissance d’un enfant, mais une copie est toujours conservée. Les remplacements sont généralement disponibles à tout moment en contactant le bureau approprié, en déposant une demande officielle et en payant des frais.
Les certificats de naissance sont des actes de naissance légaux et, en tant que tels, ils sont gérés et conservés dans la plupart des pays par des agences gouvernementales. Dans les petits pays comme le Royaume-Uni, une seule agence, le Home Office Identity and Passport Service, tient les registres de naissance de tous les citoyens. Dans les grands pays comme les États-Unis et le Canada, les certificats de naissance sont gérés à des niveaux plus localisés. Chaque État américain a son propre système de gestion des actes de naissance et, dans certains États, les enregistrements sont gérés par des comtés individuels. Au Canada, chaque province tient des registres des naissances. La même agence qui a délivré un certificat de naissance original est également responsable du traitement des demandes de remplacement du certificat de naissance.
La première étape dans la commande d’un remplacement de certificat de naissance consiste donc à déterminer où se trouve le certificat de naissance dans sa forme originale. Cela peut être une simple demande si vous connaissez le lieu de naissance du sujet du certificat de naissance. Si, toutefois, ce lieu de naissance est inconnu, des recherches supplémentaires sont nécessaires.
Tous les bureaux des archives publiques et les registres de naissance des bureaux de l’état civil sont consultables publiquement, et l’avènement de la technologie des bases de données électroniques signifie que les résultats peuvent de plus en plus être réduits non seulement par date, mais également par nom, nom des parents ou autres détails d’identification. Le mieux est de contacter tous les bureaux où vous pensez que le sujet pourrait être né et de voir si vous pouvez trouver le certificat de naissance en fonction des détails dont vous disposez. Certains bureaux factureront des frais minimes pour effectuer de longues recherches.
Chaque bureau a son propre protocole régissant la façon dont un remplacement de certificat de naissance peut être délivré. Cependant, les certificats de naissance sont des documents publics dans presque tous les pays, ce qui signifie que les obstacles à franchir pour obtenir une copie officielle sont peu nombreux. La plupart du temps, il suffit d’identifier le dossier souhaité et de payer des frais d’impression.
Il n’y a généralement pas d’exigences imposées sur qui peut commander un remplacement de certificat de naissance. De nombreuses personnes commandent des remplacements de certificat de naissance pour des parents décédés depuis longtemps à des fins généalogiques. D’autres encore s’engagent dans la recherche d’actes de naissance pour reconstruire des cartes de familles biologiques ou pour rechercher des frères et sœurs. Dans la plupart des endroits, les certificats de naissance contiennent des informations sur les parents ainsi que des détails tels que l’heure et le lieu de naissance.
Il n’est pas nécessaire qu’il y ait une relation entre le chercheur et le sujet pour qu’un remplacement d’acte de naissance soit délivré, et il n’y a généralement aucun moyen pour une personne d’interdire à une autre d’obtenir des copies de son acte de naissance. Les certificats de naissance ne contiennent généralement aucune information d’identification personnelle sensible et ne sont pas considérés comme des documents privés. Les certificats de naissance peuvent être utilisés comme pièces d’identité dans certaines juridictions, mais généralement uniquement s’ils sont accompagnés d’une pièce d’identité avec photo.