Le suivi des dépenses d’exploitation est important pour le succès de toute entreprise. Afin de comprendre ce qu’il en coûte pour gérer l’entreprise, il est essentiel d’avoir une méthode structurée d’identification et de catégorisation de chaque dépense. Heureusement, le processus d’établissement d’une procédure de comptabilisation des dépenses d’entreprise et de récupération des données dans un certain type de format utilisable n’est pas difficile.
Afin de gérer correctement la comptabilisation des charges d’exploitation, l’entreprise doit établir au moins quelques pièces comptables de base. Ces registres peuvent être conservés sur papier, mais l’utilisation d’un logiciel de comptabilité peut souvent simplifier la tâche avec une relative facilité. Si vous ne savez pas comment configurer les enregistrements, la plupart des progiciels de comptabilité gratuits et payants fourniront des instructions de base qui vous aideront à déterminer quels éléments de ligne doivent être publiés dans quelle catégorie. Une fois que vous avez les livres en place, le processus de publication est facile à suivre.
Un aspect très important du suivi de vos dépenses de fonctionnement est de ne pas différer les écritures régulières dans vos livres comptables. Selon la nature de l’entreprise, il peut être avantageux d’afficher les articles dès leur réception. Les petites entreprises à domicile et autres peuvent être en mesure d’afficher tous les articles un jour par semaine ouvrable sans créer de problèmes avec le budget de fonctionnement. Même s’il n’y a pas grand-chose à publier, choisir de le faire quotidiennement minimise les risques qu’une facture fournisseur soit égarée, jamais publiée et donc jamais payée jusqu’à ce qu’un deuxième avis soit envoyé par le fournisseur.
Une fois vos livres comptables établis et votre calendrier de publication en place, la phase suivante du suivi des dépenses d’exploitation consiste à générer des rapports qui ventilent ces dépenses en groupes. La plupart des logiciels de comptabilité incluent un rapport de revenus/dépenses pré-formaté qui vous permettra de comparer ce qui entre et ce qui sort dans un laps de temps spécifié. Il est également possible de créer un rapport personnalisé qui compare à la fois vos revenus et vos coûts d’exploitation à votre budget d’exploitation. Cela vous permet non seulement de confirmer que suffisamment de revenus sont perçus pour couvrir les dépenses, mais également si vous respectez ou non votre budget. En exécutant ces rapports sur une base hebdomadaire, vous pouvez ajuster vos dépenses en conséquence, soit en avançant les dates de paiement sur certaines dettes impayées, soit en retardant certains paiements afin d’éviter de dépasser votre budget au cours de la période à venir.
Parallèlement au suivi des dépenses d’exploitation pour s’assurer que le budget de l’entreprise reste équilibré, il est important de contrôler les dépenses d’exploitation associées à des segments spécifiques de l’opération et de s’assurer que l’investissement dans ces segments contribue au processus de génération de revenus. Par exemple, si vous remarquez que les dépenses au sein du service des ventes augmentent, mais que les ventes ont stagné au cours des six derniers mois, cela indique qu’il est nécessaire d’apporter quelques changements dans ce domaine de votre opération. De ce point de vue, le suivi des coûts opérationnels signifie que les revenus entrants sont utilisés plus efficacement, que le résultat net est maintenu aussi sain que possible et que les chances de constituer des réserves d’exploitation à utiliser pour de futurs projets sont viables.