Pour rédiger des descriptions de poste en finance, dressez d’abord une liste des tâches et des responsabilités pour chaque poste avant d’essayer de commencer à rédiger. Évitez de décrire les tâches requises en termes vagues et n’en profitez pas pour communiquer les normes ou les règles de l’entreprise. Assurez-vous de mettre en évidence toutes les tâches qui ne sont généralement pas effectuées par des personnes occupant un poste donné. Une fois que vous avez terminé une ébauche, testez-la pour voir si elle communique pleinement les attentes de la personne occupant ce poste.
N’oubliez pas que l’un des rôles d’une description de poste est de tenir la personne occupant un poste donné responsable de ses actes. Lorsque vous rédigez des descriptions de poste en finance, l’une des premières choses à faire est de définir les responsabilités d’une personne. Considérez comment les personnes qui occupent actuellement un poste donné ou celles qui ont occupé le poste ont mal compris leurs fonctions. Agissez comme si vous fournissiez des éclaircissements à ces personnes et écrivez des descriptions définitives de ce qui devrait être fait.
Assurez-vous que vos descriptions de poste en finance sont claires. Si vous ne faites pas attention, vous pourriez remplir beaucoup d’espace avec beaucoup de mots sans communiquer les responsabilités exactes. Les membres du personnel sont susceptibles d’être induits en erreur ou confus par le flou. Par exemple, au lieu d’écrire qu’une personne a le devoir “d’examiner les relevés et de créer des évaluations”, vous devriez écrire qu’elle a le devoir “d’examiner les relevés des institutions financières et de créer des évaluations des dépenses commerciales récurrentes”.
Évitez de prendre de la place avec des normes, des instructions ou des détails évidents. Lors de la rédaction des descriptions de poste en finance, il n’est pas nécessaire d’indiquer que les individus doivent arriver au travail à l’heure. Si une personne est tenue de rédiger des rapports mensuels, vous n’avez pas besoin d’écrire que les rapports doivent être soignés et concis. Ce n’est pas ici le lieu de dire aux gens comment faire leur travail; c’est là que vous dites aux gens quels sont leurs emplois.
Au contraire, si vous rédigez des descriptions de poste en finance pour des postes qui incluent des tâches qui ne sont normalement pas exécutées par des personnes occupant ces postes, vous voulez vous assurer que vous décrivez clairement ces tâches. Par exemple, vous pouvez travailler pour une petite entreprise où tout le monde partage la tâche de communiquer avec les clients, alors que dans les grandes organisations, ces tâches incombent aux secrétaires et aux adjoints administratifs. Dans cette situation, vous devez inclure “vérifier et répondre régulièrement aux demandes des clients” dans toutes les descriptions de poste où cette tâche est censée empêcher toute partie de supposer que c’est la responsabilité de quelqu’un d’autre.
Lors de la rédaction des descriptions de poste en finance, combinez les tâches connexes. Par exemple, la mise à jour quotidienne des comptes fournisseurs et des comptes clients peut être répertoriée comme une tâche au lieu de deux. «Rechercher, rédiger et distribuer des rapports mensuels aux cadres supérieurs» peut être rédigé en une seule tâche au lieu d’être séparé en trois points ou en points.
Une fois que vous avez terminé les ébauches des descriptions de poste des finances, passez-les en revue. Essayez de déterminer si vous pouviez lire la description et savoir ce qu’on attendait de vous si vous entriez dans le bureau pour la première fois. Il peut être encore mieux de demander à quelqu’un d’autre de mettre votre écriture à l’épreuve. Si toutes les tâches principales ne sont pas claires, vous devez réécrire.