Un état de la situation financière est un type de feuille de budget couramment utilisé par les organisations à but non lucratif. Lorsqu’ils sont rédigés correctement, ces états peuvent donner aux professionnels une lecture précise de la situation financière d’une organisation. Pour rédiger un état de la situation financière, il est important de recueillir toutes les informations reflétant les actifs et les passifs d’une organisation. Lorsque vous soustrayez les passifs des actifs, vous obtenez la valeur nette des actifs, qui représente la situation financière actuelle de l’organisation : la valeur cumulée de toutes ses actions jusqu’à un certain point.
Pour préparer un état de la situation financière, votre première étape devrait être de rassembler des déclarations sur l’ensemble de vos actifs. En bref, il existe trois types d’actifs : les actifs liquides, les actifs fixes et les actifs à long terme. Les liquidités sont celles qui sont à votre disposition ; ceux-ci peuvent inclure des espèces que vous pouvez retirer et dépenser immédiatement et toutes les dépenses que vous avez déjà payées mais que vous n’avez pas encore utilisées. Les immobilisations comprennent les articles en stock, l’équipement et l’immobilier commercial. Les actifs à long terme, quant à eux, sont les investissements et les dépôts.
Lorsque vous déterminez vos actifs nets, vous devez vous rappeler de diviser ces actifs en trois catégories différentes. Le premier groupe est composé d’actifs affectés, tels que les dotations. Dans la plupart des cas, seules les grandes organisations disposant de budgets importants sont en mesure de conserver ce type d’actifs, car ils ne sont pas facilement accessibles. Une petite entreprise ayant des problèmes de trésorerie urgents pourrait constater que les actifs soumis à des restrictions font plus de mal que de bien.
Les actifs temporairement restreints décrivent des fonds qui ne sont accessibles qu’à certains moments. Par exemple, une certaine somme d’argent peut être mise de côté pour réaliser un projet désigné. Il est également possible que ces actifs soient mis de côté pour acheter de nouveaux équipements ou d’autres formes de capital.
Les actifs non affectés comprennent l’argent auquel les professionnels peuvent accéder. Par exemple, l’argent liquide utilisé quotidiennement dans un commerce de détail est considéré comme illimité. Lorsque les dirigeants ou les membres du conseil d’administration décident de se lancer dans des projets, ils peuvent ouvrir des actifs temporairement restreints, les rendant ainsi illimités.
Ensuite, une personne qui prépare un état de la situation financière doit se concentrer sur la collecte d’informations sur les passifs. Certains exemples courants de passif à court terme sont les comptes créditeurs et les marges de crédit. Les passifs à long terme peuvent inclure des hypothèques et d’autres dettes qui doivent être payées sur de longues périodes.
Une fois que vous avez soustrait vos dettes de vos actifs, il vous reste une valeur nette. Il est courant pour les professionnels de catégoriser l’actif net total selon leurs statuts restreints et non restreints. Vous devez également fournir des explications, généralement pas plus d’un paragraphe chacune, qui expliquent comment les valeurs potentiellement douteuses ont été déterminées.