Semblable à toute autre correspondance commerciale, une lettre de refus d’emploi doit être rédigée sur un ton professionnel. La première chose que vous devez faire est de remercier le candidat pour son temps et son attention pendant le processus d’entretien. Le rejet est généralement difficile à supporter pour les gens, alors soyez aussi gentil que possible et évitez les critiques. Il n’y a généralement aucun avantage à signaler les défauts ou les lacunes d’un candidat. Soyez honnête, cependant, et ne donnez pas de faux espoirs quant à un futur poste au sein de l’entreprise, sauf si vous pensez qu’une telle opportunité pourrait se présenter ultérieurement.
Vous devez envoyer une lettre de refus d’embauche dès que vous savez que le candidat n’est plus candidat. Retarder l’inévitable ne fera qu’encourager les appels téléphoniques de suivi de la personne, qui peut être anxieuse de connaître l’état de son sort au sein de votre organisation. Attendre trop longtemps pour envoyer l’avis peut entraîner de la frustration, puis des émotions négatives peuvent survenir ou s’intensifier.
Personnaliser le contenu d’une lettre de refus d’emploi conduira généralement le candidat à respecter l’attention et le temps que vous prenez pour lui parler par son nom. Évitez d’envoyer des lettres types. Inclure un compliment, que vous mentionniez l’enthousiasme de la personne, sa bonne attitude ou toute autre qualité que vous admirez, peut aider à soulager une partie de l’aiguillon d’un refus d’emploi.
Il est important de se rappeler de ne pas inclure de remarques ou de critiques défavorables, car cela pourrait engendrer des sentiments négatifs envers vous et votre entreprise. Au lieu de cela, souhaitez bonne chance au candidat dans ses projets futurs. Si vous souhaitez énoncer une raison derrière votre décision de ne pas embaucher une personne, il est bon de généraliser, tout en gardant un ton positif. Complétez votre lettre avec une conclusion professionnelle et signez-la en bas. Le contenu de votre correspondance doit être dactylographié, mais la signature doit être écrite à la main par vous – et non un tampon de signature ou un autre texte imprimé.
L’envoi de correspondance par courrier traditionnel est souvent le meilleur moyen de remettre une lettre de refus d’emploi. Si vous choisissez d’envoyer un e-mail à la place, vous êtes plus susceptible d’obtenir une réponse ou une demande de réexamen. En raison de la nature instantanée des e-mails et de la facilité de réponse, vous êtes également plus susceptible de retarder la clôture pour le candidat. Parfois, l’envoi d’e-mails peut entraîner une communication continue ou inconfortable entre un responsable du recrutement et un candidat rejeté.