Les documents de travail sont des documents qui certifient l’admissibilité d’une personne au travail. Ces papiers sont requis pour les personnes telles que les mineurs et les ressortissants étrangers dans certains pays et doivent être présentés aux employeurs avant que quelqu’un puisse être embauché en tant qu’employé. Les employeurs doivent conserver des documents démontrant qu’ils ont inspecté les documents de travail et vérifié leur validité, et dans certains cas, ils peuvent être tenus de vérifier l’admissibilité à l’emploi par d’autres moyens, comme une base de données d’agence.
Dans le cas des mineurs, de nombreux pays ont des lois sur le travail des enfants qui interdisent d’embaucher des personnes n’ayant pas atteint l’âge de la majorité, sauf dans des circonstances particulières. Les employés mineurs sont généralement limités en termes d’heures et de jours de travail. Les documents de travail pour mineurs documentent l’âge d’un mineur afin que les employeurs sachent comment et quand cet employé peut être programmé. Ces papiers peuvent également documenter des exceptions à la loi, comme lorsqu’un mineur émancipé reçoit des papiers de travail lui permettant de travailler selon le même horaire qu’un adulte.
Les ressortissants étrangers sont généralement interdits d’emploi à moins qu’ils n’aient les autorisations appropriées. Si un employé potentiel n’est pas un citoyen, des documents de travail montrant que l’autorisation a été reçue doivent être présentés. Ceux-ci peuvent inclure des visas de travail, des permis de travail et d’autres documents. Les employeurs qui recrutent à l’étranger peuvent inclure dans leurs prestations une aide à l’obtention d’autorisations de travail pour inciter les employés talentueux qu’ils essaient de convaincre de déménager.
Dans le cas des ressortissants étrangers, les documents de travail sont délivrés par des organismes gouvernementaux. Ils contiennent généralement des sceaux officiels et d’autres informations pour vérifier leur authenticité, et les employeurs peuvent appeler une agence pour vérifier la documentation si elle semble douteuse. Les documents de travail pour mineurs peuvent être délivrés par une école, attestant de l’âge et de la capacité de travail du mineur, ou peuvent être des formulaires remplis et signés par les parents ou tuteurs du mineur. Les employeurs font généralement des copies de ces documents pour leurs dossiers et il est conseillé aux employés de conserver les documents originaux dans un endroit sûr au cas où ils seraient à nouveau nécessaires, car il est parfois difficile d’obtenir des remplacements.
Ce terme est également utilisé dans d’autres sens dans le monde des affaires. Lors d’un audit, les feuilles de travail sont des documents conservés par le cabinet qui effectue l’audit. Ces documents documentent les processus utilisés et vérifient que les auditeurs se sont conformés à la loi lors de l’examen de la documentation. Les rapports techniques et les documents en cours peuvent être appelés documents de travail. En ce sens, ce sont des documents que les gens travaillent ensemble pour développer en une forme finie.