Les réceptionnistes effectuent des tâches administratives et de secrétariat, notamment l’accueil des clients et la réponse aux courriels et aux appels téléphoniques. Bon nombre de ces emplois sont des postes de niveau débutant et certaines entreprises tentent de recruter de nouveaux employés en répertoriant les offres d’emploi sur le site Web de l’entreprise ou en plaçant des annonces au bureau local de l’emploi. Dans d’autres situations, le recrutement d’une réceptionniste peut impliquer une agence de recrutement externe, en particulier si l’employeur exige que les candidats à un emploi possèdent des diplômes universitaires spécifiques ou une expérience de travail antérieure.
La première étape du processus de recrutement d’une réceptionniste commence lorsque le responsable du recrutement crée une offre d’emploi. Ce document détaille les responsabilités quotidiennes de la personne remplissant ce rôle, telles que répondre au téléphone, gérer les problèmes de service client ou planifier des rendez-vous. De nombreux employeurs préfèrent embaucher des réceptionnistes expérimentés, auquel cas l’offre d’emploi doit détailler le nombre d’années d’expérience professionnelle pertinente qu’un candidat doit posséder. D’autres exigences telles qu’une vitesse de frappe minimale ou une connaissance de certains programmes de traitement de texte ou de techniques de comptabilité doivent également être incluses dans l’offre d’emploi.
Après avoir créé une offre d’emploi, la prochaine étape du processus de recrutement d’une réceptionniste consiste à promouvoir activement le poste. En plus de publier des offres d’emploi dans les agences locales pour l’emploi, de nombreuses entreprises placent également des annonces sur des sites Web de recrutement sur Internet. En règle générale, les emplois de nature similaire sont regroupés sur ces sites afin que les personnes à la recherche de tels postes puissent facilement trouver des emplois correspondant à leurs compétences. Certains employeurs peuvent également placer des offres d’emploi dans les sections classées des journaux ou magazines locaux.
Bien que la plupart des emplois de réceptionniste soient de nature similaire, certains employeurs préfèrent embaucher des personnes qui ont déjà travaillé dans un secteur spécifique. Un médecin peut souhaiter embaucher une personne qui a une formation dans le domaine de la santé, car une telle personne aurait peu de difficulté à comprendre le jargon de l’industrie. De plus, les réceptionnistes doivent souvent répondre aux courriels et aux lettres des partenaires commerciaux de l’entreprise, auquel cas une certaine connaissance des procédures et des pratiques de l’industrie pourrait être utile. Pour trouver quelqu’un avec le niveau de connaissances approprié, un employeur peut placer des annonces dans des revues de l’industrie ou rechercher des personnes qui travaillent pour d’autres entreprises qui opèrent dans le même secteur.
Certains recruteurs tentent de gagner du temps en menant le processus de recrutement des réceptionnistes avec l’aide d’agences de recrutement. Ces entreprises acceptent régulièrement les CV des demandeurs d’emploi et tentent de jumeler ces personnes avec des postes vacants. En règle générale, les agences sont payées à la commission, mais certaines personnes préfèrent couvrir ce coût initial plutôt que de subir l’impact financier d’une gestion prolongée sans réceptionniste qualifié.