Une secrétaire est une personne qui travaille dans un bureau ou dans un autre cadre professionnel ; il ou elle effectuera principalement des tâches de bureau, telles que le classement, la gestion des téléphones, l’organisation de la correspondance, la correction d’épreuves et la dactylographie, ainsi que diverses autres tâches liées spécifiquement à un bureau particulier. Le travail de secrétaire ne nécessite généralement pas un niveau d’éducation élevé, bien que la plupart des employeurs exigent que le secrétaire ait au moins un diplôme d’études secondaires, car une quantité importante de travail de secrétariat nécessitera des compétences de communication de base à modérées, des compétences en mathématiques et une capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois.
Il existe plusieurs types de travail de secrétariat, et ce travail varie généralement en fonction de l’expérience, du cadre de travail et des qualifications du secrétaire. Une secrétaire de niveau inférieur, par exemple, peut n’être responsable que des tâches de base telles que répondre aux appels téléphoniques et acheminer ces appels téléphoniques vers les destinataires appropriés, effectuer des tâches de classement de base et interagir avec les clients ou les visiteurs du bureau. Un secrétaire de direction, cependant, peut avoir un rôle plus actif dans la planification, la programmation, la prise de décision et l’organisation au sein du bureau. Dans ce cas, le travail de secrétariat est effectué par un professionnel du secrétariat plus expérimenté qui peut avoir plus de formation ou d’éducation formelle.
Dans certains cas, le travail de secrétariat peut impliquer la gestion d’autres personnes au sein du bureau. Le secrétaire est souvent chargé d’assurer le bon fonctionnement quotidien d’un bureau, ce qui signifie qu’il devra résoudre les problèmes au fur et à mesure qu’ils surviennent, gérer des tâches complexes, interagir avec d’autres employés et, dans certains cas, déléguer des tâches et des responsabilités à d’autres. . Les fonctions spécifiques d’un secrétaire particulier peuvent varier en fonction de la taille du bureau et des besoins particuliers de ce bureau. Certains employeurs peuvent également exiger de la secrétaire qu’elle développe une connaissance spécifique de l’industrie ou du domaine dans lequel l’entreprise opère ; cela garantit que le secrétaire comprendra la terminologie et les processus, lui permettant ainsi de prendre des décisions en fonction de ces informations.
Interagir avec les clients ou les clients est souvent une tâche majeure d’un secrétaire. Cela peut signifier parler aux clients et aux clients au téléphone, envoyer des lettres ou des e-mails, ou même interagir avec des personnes en face à face. Le secrétaire doit être présentable, cohérent, amical et organisé afin d’accomplir de telles tâches, et il peut également être amené à diriger des clients et des clients dans le bureau. Dans la plupart des cas, la secrétaire est la première personne avec laquelle un client ou un client interagira lors de la visite d’une entreprise. La secrétaire doit donc être prête à rencontrer ces personnes et à leur donner des informations pertinentes rapidement et efficacement.