En période de ralentissement économique, de nombreuses entreprises commencent à explorer les options de réduction des coûts, telles que l’externalisation des services financiers. Les économies initiales associées à tout projet d’externalisation sont souvent très intéressantes. Cependant, il est important d’examiner attentivement tous les coûts et avantages associés à ce projet sur une période de trois à cinq ans pour prendre une décision éclairée. Les principaux domaines à prendre en compte lors de l’examen de l’externalisation des services financiers comprennent les implications juridiques, l’assurance qualité et le coût.
Les implications juridiques de l’externalisation des services financiers sont une considération importante, quelle que soit la taille de l’organisation. Les lois entourant la confidentialité et les recours juridiques en cas de rupture de contrat varient considérablement dans le monde. La grande majorité des entreprises d’impartition sont situées à l’extérieur de l’Amérique du Nord, où le coût de la vie est moins élevé. Du point de vue du droit des contrats, il est important de déterminer où le travail sera effectué et en vertu de quelles lois le contrat a été signé et sera exécutoire. Il est sage et prudent de faire appel à un cabinet d’avocats spécialisé dans ce type de contrat pour vous conseiller et vous guider.
La plupart des gens supposent que l’externalisation des services financiers remplacera complètement tout le personnel comptable au sein de l’organisation. Cependant, c’est faux. Il n’est ni pratique ni réaliste de séparer complètement les opérations commerciales de l’activité comptable. Au minimum, l’organisation devra disposer d’une équipe de comptables pour examiner les rapports financiers, analyser les dépenses et fournir des informations à la haute direction.
Les services les plus couramment externalisés sont le traitement des factures, les comptes clients, les achats et la paie. Tous ces services sont très cloisonnés et peuvent fonctionner indépendamment. Il est important de noter que c’est le traitement proprement dit des données qui est externalisé, et non l’analyse financière ou la gestion des comptes. Cette distinction a un impact énorme sur les économies potentielles en termes d’effectifs et de coûts salariaux. Les frais de traitement ou de personnel de bureau sont généralement les plus bas de tout le personnel comptable. Cependant, une grande entreprise économisera également sur les frais généraux associés à ces postes.
Le personnel comptable de base deviendra responsable de l’assurance de la qualité et de la validation des données. Bien que cette fonction soit une exigence fondamentale dans toute organisation, les contrôles internes, les processus opérationnels et la supervision minimisent tous le risque d’erreur. Avec une entreprise d’externalisation, la gestion est retirée du flux de travail et des étapes supplémentaires sont nécessaires pour maintenir le même niveau de qualité.
Une analyse coûts-avantages de l’externalisation doit inclure toutes les ressources humaines et les frais généraux pour chaque poste qui serait éliminé. En règle générale, les organisations constatent qu’elles doivent embaucher un comptable plus expérimenté pour gérer l’entreprise d’externalisation. De plus, les coûts réels du contrat peuvent être basés sur le volume, la valeur en dollars ou le délai d’exécution. Vérifiez attentivement ces détails avant de signer un contrat.