Un administrateur des dépenses vérifie les notes de frais d’une entreprise, effectue des paiements aux personnes ou entreprises appropriées après vérification et traite tout abus de fonds. Il s’assure que toutes les factures sont nécessaires et exactes, ce qui évite les dépenses exorbitantes ou non autorisées et les pertes de revenus. Il est également de sa responsabilité de tenir des registres détaillés, à la fois électroniques et non électroniques, des recettes et des paiements.
Chaque entreprise a des politiques et des formulaires spécifiques requis pour effectuer les paiements et les remboursements. Comme les nouveaux employés ou fournisseurs de services ne connaissent pas toujours ces politiques et formulaires, l’administrateur des dépenses les explique ou les fournit. Il répond également à toute demande de renseignements sur les politiques et les formulaires nécessaires, par exemple si une dépense particulière est admissible au remboursement de l’entreprise.
Pour des raisons fiscales et juridiques, les administrateurs des dépenses collectent les factures et les reçus, en utilisant la documentation pour s’assurer que le montant à payer est justifié et exact. L’administration des dépenses est étroitement liée au traitement de la paie et est souvent effectuée par la même personne, de sorte que de nombreux administrateurs vérifient les cartes de pointage. Ils recueillent également d’autres données nécessaires au bon paiement, telles que les numéros d’acheminement bancaires ou les adresses.
Une fois que l’administrateur des dépenses a vérifié qu’une dépense est légitime, il doit tenir un registre de la dépense. Cela signifie souvent faire des copies et les mettre dans un dossier d’entreprise, mais cela implique également de saisir les dépenses dans un système informatisé et de coder chaque dépense pour assurer une allocation budgétaire et un traitement fiscal appropriés.
La gestion des dépenses est un processus complexe, et des erreurs peuvent se produire et se produisent. Par exemple, un employé peut mal remplir une note de frais ou l’administrateur peut accidentellement autoriser un paiement sur le mauvais compte. Lorsque ces erreurs se produisent, l’administrateur doit localiser la source ou la raison de l’erreur, informer les personnes concernées et prendre des mesures pour remédier au problème.
L’idéal de l’entreprise est que tous les employés traitent les fonds et les biens de l’entreprise avec respect, mais en réalité, certains employés essaient d’obtenir qu’une entreprise couvre des dépenses qui ne sont pas à la charge de l’entreprise ou qui sont plus élevées que nécessaire. Lorsqu’un administrateur découvre que quelqu’un a fait cela, il prend les mesures appropriées conformément à la politique de l’entreprise, comme émettre un avertissement verbal ou soumettre des preuves de l’abus aux hauts fonctionnaires. Cela ne rend pas toujours l’administrateur populaire parmi les employés, mais il est essentiel que l’administrateur applique les politiques de l’entreprise si la direction veut conserver une aura d’autorité.
Parfois, lorsqu’un administrateur des dépenses prend un nouveau poste ou lorsque les circonstances de l’entreprise changent, il voit des façons dont le système actuel d’administration des fonds de l’entreprise n’est pas aussi efficace qu’il pourrait l’être. En tant que type de gestionnaire, l’administrateur est censé identifier les domaines qui pourraient être améliorés et réfléchir sur les moyens de modifier la stratégie ou les outils de dépenses. Les entreprises pourraient exiger de lui qu’il soumette des propositions formelles pour toute modification et qu’il présente ses idées aux actionnaires ou aux membres du conseil d’administration.
Dans certaines entreprises, les questions d’assurance relèvent également de la compétence de l’administrateur des dépenses. Par exemple, ils peuvent avoir à organiser les paiements pour l’assurance des véhicules de l’entreprise, car les fournisseurs d’assurance doivent être payés pour des services similaires à ceux de tout autre fournisseur. Dans ces cas, l’administrateur assure la liaison avec les compagnies d’assurance et tout tiers.