Un administrateur de licences est un membre du personnel qui s’assure qu’une entreprise dispose de toutes les licences applicables dont elle a besoin en vertu de la loi pour s’engager dans des opérations. Il existe plusieurs types de postes d’administrateur de licences. Dans les milieux où les gens doivent avoir des permis pour travailler, comme les établissements de soins de santé et les agences d’assurance, ce membre du personnel est chargé de confirmer que les permis sont à jour, de rappeler au personnel quand ils doivent renouveler et de se tenir au courant des changements réglementaires. D’autres lieux de travail peuvent avoir besoin de licences pour utiliser du matériel protégé par le droit d’auteur ou de l’équipement breveté, et cette personne est chargée d’obtenir les licences appropriées.
Les prestataires de soins de santé, les agents d’assurance, les agents immobiliers et les personnes exerçant de nombreuses autres professions ont besoin de licences avant de pouvoir offrir des services aux clients. Dans un bureau occupé, un administrateur de licences assure le suivi des licences de tout le personnel. Elle peut maintenir une base de données et la vérifier régulièrement pour confirmer que le bureau est en conformité avec la réglementation. Lorsque le permis d’une personne est sur le point d’expirer, elle doit lui rappeler ce fait afin qu’il puisse prendre les mesures appropriées pour le renouveler.
Si le bureau lui-même a également besoin d’une licence, cela relève de la responsabilité de l’administrateur des licences. Ce membre du personnel met également à jour les informations avec les organismes de réglementation lorsque des membres du personnel ou du bureau déménagent. De plus, il est généralement nécessaire de suivre les réglementations de l’industrie. Les changements apportés à la loi peuvent entraîner de nouveaux besoins en matière de licences et d’autres problèmes qui doivent être résolus. L’administrateur des licences peut s’abonner à des publications commerciales et assister à des conférences pour se familiariser avec le domaine.
Pour utiliser du matériel protégé par le droit d’auteur, il est nécessaire de négocier une licence pour le faire. Un administrateur des licences d’un studio de cinéma et de télévision, d’une maison de disques ou d’une maison d’édition est chargé de rechercher les licences d’utilisation d’extraits ou de clips. Elle obtient les licences et négocie les frais d’utilisation du matériel. Si le matériel est trop cher ou n’est pas disponible, l’administrateur des licences peut proposer des alternatives et travailler avec l’artiste pour parvenir à une solution raisonnable.
Les administrateurs de licences peuvent également travailler dans des contextes tels que la recherche pharmaceutique et scientifique. Les chercheurs peuvent partager des inventions les uns avec les autres, mais conservent toujours les droits de licence de leur travail. Lorsqu’une organisation comme une université accepte d’autoriser une entreprise privée à utiliser un nouveau composé que ses chercheurs ont développé, par exemple, un administrateur de licence est chargé des négociations et doit conserver la documentation de la licence.
Un diplôme d’études secondaires est requis au minimum pour travailler dans ce domaine. Il peut également être nécessaire d’avoir un baccalauréat dans un domaine pertinent. L’administrateur doit être parfaitement familiarisé avec toutes les lois pertinentes afin qu’il puisse maintenir ses employeurs en conformité.