Un assistant de réception est chargé de répondre au téléphone, de classer les documents, de gérer les documents informatiques et d’accueillir les clients dans un environnement de bureau. Le bureau spécifique dans lequel une personne travaille peut avoir des responsabilités supplémentaires qui sont propres au type d’industrie dans laquelle l’assistant est employé. Les cours de niveau collégial ne sont généralement pas requis pour les personnes qui recherchent ce niveau de travail, et une formation en cours d’emploi est généralement offerte.
Il n’est généralement pas nécessaire que les personnes intéressées par ce type d’emploi aient obtenu une formation postsecondaire. Les responsabilités de l’assistant de front office sont souvent uniques à l’entreprise pour laquelle l’individu travaille. La formation peut avoir lieu sur le tas et peut être spécifique aux programmes informatiques, au système de classement et aux activités quotidiennes qui se déroulent au bureau. Certains bureaux peuvent exiger que les employés aient obtenu un diplôme de premier cycle en administration de bureau, en gestion d’entreprise ou dans un domaine connexe avant d’être promus à un poste de direction du front office.
Les responsabilités générales de l’assistant de la réception comprennent le travail avec un ordinateur, le classement des documents, la réponse au téléphone et l’accueil des clients ou des associés commerciaux qui arrivent au bureau. Cette personne est souvent la première personne qu’un client voit en entrant dans le bureau. Son bureau peut être situé près de la porte d’entrée pour mieux lui permettre d’accueillir chaque nouvelle personne qui entre dans le bâtiment. Elle peut également être invitée à diriger des personnes vers le bon bureau d’un autre employé lorsqu’elle travaille dans un grand bureau ou un immeuble.
Bien que l’assistante de réception n’ait généralement pas besoin d’un diplôme de premier cycle, on peut lui demander de se familiariser avec les systèmes d’exploitation informatiques actuels. Les tâches hebdomadaires peuvent inclure la création de rapports écrits pour la haute direction, la génération de nouvelles feuilles de calcul qui affichent les données de l’entreprise et l’envoi et la réception de courriers électroniques avec les clients de l’entreprise. Tous les programmes informatiques utilisés au bureau qui ne sont pas réputés être de notoriété publique et accessibles au grand public sont souvent enseignés aux nouveaux employés au cours de leurs premières semaines au bureau.
Ce type de poste est fréquemment utilisé dans l’industrie des soins médicaux. Les cabinets de soins de santé privés et les hôpitaux emploient des dizaines de médecins et d’infirmières et reçoivent entre des centaines et des milliers de patients chaque année. Un assistant de réception peut être essentiel pour mettre les patients en contact avec le bon professionnel de la santé qu’ils recherchent et pour traiter les documents nécessaires qui accompagnent chaque visite. En plus de ses tâches habituelles, l’assistante peut être invitée à enregistrer de nouveaux patients au bureau ou à l’hôpital, à planifier des rendez-vous futurs et à s’assurer que tous les documents pertinents, y compris les antécédents médicaux et la preuve d’assurance, ont été remplis et sont au dossier. Les autres industries qui emploient des assistants de réception comprennent les services de gestion financière, les agences de recrutement, les agences immobilières et les cabinets d’avocats, entre autres.