Un bibliothécaire de documents est un professionnel responsable d’une collection de documents qui sont souvent composés d’une variété de formats physiques et en ligne. Ces bibliothécaires sont chargés de maintenir la collection et d’aider les clients dans leurs recherches et activités similaires. Ils peuvent travailler dans une bibliothèque traditionnelle ou universitaire, dans un centre d’archives ou un musée, ou dans le département des documents d’une entité gouvernementale ou corporative.
De nombreuses bibliothèques contiennent des collections spéciales de documents, y compris des documents historiques, des documents gouvernementaux et des rapports de recherche. Ces documents peuvent être reliés ou non reliés et peuvent être sous forme papier ou électronique. Ils sont rarement en circulation, ce qui signifie qu’ils ne peuvent pas être empruntés et doivent être utilisés au sein de la bibliothèque, et parfois uniquement dans des salles de lecture spéciales. Bien que ces documents puissent présenter un intérêt et une utilité considérables pour les usagers, leur format inhabituel peut les rendre difficiles à rechercher. Un bibliothécaire de documents est généralement chargé d’aider les clients à trouver ce dont ils ont besoin et, dans certains cas, de traduire les informations présentées.
Dans la plupart des cas, le bibliothécaire de documents sera également responsable de s’assurer que les clients n’emportent pas de documents avec eux et qu’ils respectent toutes les réglementations d’utilisation. Cela pourrait inclure l’interdiction de la nourriture et des boissons dans les pièces approuvées pour une utilisation avec des matériaux et la garantie que personne ne plie, ne déchire ou ne marque les documents. Le bibliothécaire de documents peut également être responsable de l’entretien de la collection lorsqu’elle n’est pas utilisée. Par exemple, les documents anciens ou endommagés peuvent nécessiter des soins particuliers, tels que le contrôle de l’humidité et de la température.
Des tâches similaires surviennent lorsque le bibliothécaire de documents travaille pour un musée ou un centre d’archives. Ces bibliothèques peuvent ou non être ouvertes au grand public et peuvent être réservées aux chercheurs ou aux universitaires. Certains interdisent également la manipulation des documents, auquel cas le bibliothécaire prendra les demandes de recherche, trouvera l’information elle-même et renverra les données au demandeur.
Dans un cadre gouvernemental ou d’entreprise, l’accès est généralement strictement limité. Un bibliothécaire de documents ne peut répondre qu’aux demandes des principes ou des départements connexes. Dans les milieux gouvernementaux, ces bibliothécaires peuvent également être tenus d’obtenir divers niveaux d’habilitation de sécurité.
Alors que le terme a été inventé à l’origine pour désigner un professionnel humain et reste d’usage courant en tant que tel, un bibliothécaire de documents peut également être un programme informatique. Ce type de programme est généralement installé sur un ordinateur ou un serveur afin de gérer les documents stockés. Ces programmes offrent souvent des fonctions de recherche, de partage et d’archivage.