Un coordinateur de conférence, également connu sous le nom de planificateur de réunions et de congrès, fait tout ce qui est nécessaire pour faciliter l’organisation et l’organisation de réunions, de conférences et d’autres événements spéciaux. Ils sont généralement chargés de communiquer avec tous les types d’entreprises et de publics qui ont besoin de quelqu’un pour organiser un événement. La planification, la coordination et même la direction des détails des conférences ou de tout autre type d’événement spécial sont une partie essentielle de ce travail. Les budgets, les contrats des fournisseurs et les préparatifs de voyage peuvent également être le travail d’un coordinateur de conférence. Les heures de travail des personnes occupant ce poste sont généralement de plus de 40 heures par semaine et peuvent même nécessiter de travailler tard le soir ou le week-end.
Les coordonnateurs de la conférence peuvent contacter les organismes de parrainage et les jumeler au public le meilleur et le plus réceptif. Les coordonnateurs doivent avoir une compréhension de base des entreprises ou des organisations qui parrainent les conférences. Une partie du succès d’un coordinateur de conférence repose sur sa capacité à comprendre l’impression qu’une entreprise souhaite communiquer et à la transmettre à ceux qui la recevront le mieux. Par exemple, un coordinateur de conférence peut contacter un groupe de recherche sur le cancer qui souhaite présenter ses dernières découvertes à plusieurs groupes de survivants du cancer dans une région spécifique du pays. Rassembler ces deux groupes est l’une des tâches les plus importantes d’un coordinateur de conférence.
En raison de la préparation nécessaire pour un événement, les coordinateurs de conférence travaillent généralement sous une pression extrême et des contraintes de temps limitées. Cela demande beaucoup de patience et la capacité de garder son sang-froid et sa présence professionnelle tout en continuant à travailler dans des conditions difficiles. Un coordinateur de conférence doit établir rapidement une relation de travail avec un grand nombre de fournisseurs et de prestataires de services locaux afin de planifier et de mener à bien toutes les tâches nécessaires pour produire un résultat favorable pour toute conférence.
Des compétences organisationnelles exceptionnelles sont nécessaires pour qu’un coordinateur de conférence fonctionne avec succès. Un coordinateur de conférence est responsable des arrangements logistiques et administratifs associés à un événement, de sorte qu’il peut communiquer avec de nombreux types de personnes, y compris des cadres supérieurs, divers prestataires de services, fournisseurs, techniciens et participants à la conférence. La capacité de conclure des affaires et de négocier des contrats de services tout en respectant un budget prédéterminé est une grande partie de ce travail.
Les coordonnateurs de conférence passent une bonne partie de leur temps au téléphone à régler les détails des conférences qu’ils planifient. Lorsqu’ils ne sont pas dans leur bureau, ils travaillent généralement sur place dans un hôtel, un centre de congrès ou un autre lieu de conférence. Selon le type et la taille des entreprises pour lesquelles ils travaillent, les coordonnateurs peuvent voyager beaucoup.
Un minimum de déplacements est requis pour les organisations ou les événements locaux, mais travailler avec une grande entreprise avec des bureaux internationaux peut nécessiter des déplacements à l’étranger. Les heures de travail sont généralement irrégulières et peuvent aller au-delà de la semaine de travail typique de 40 heures. Les tâches après les heures de travail et le travail le week-end peuvent être typiques, en particulier pendant les conférences elles-mêmes.