Un planificateur de processus crée une documentation procédurale liée aux méthodes de fabrication ou commerciales d’une entreprise. Il étudie habituellement le fonctionnement des systèmes et des processus actuels de l’entreprise afin de suggérer des recommandations d’amélioration. Le planificateur est généralement chargé de communiquer tout changement aux procédures établies et de s’assurer que les employés utilisent les bonnes méthodes. En plus de maintenir et d’améliorer les méthodes commerciales établies, un planificateur de processus est également responsable de la création de nouvelles procédures.
L’une des principales responsabilités d’un spécialiste de la planification des processus est d’examiner comment une entreprise exécute certaines tâches et de déterminer la manière la plus efficace d’effectuer ces tâches. Le planificateur peut simuler ou suivre le processus lui-même afin d’avoir une idée de la façon dont il doit être fait. Par exemple, un planificateur de processus chargé de rédiger la documentation procédurale pour les applications logicielles informatiques effectuera des installations de test. Il tentera également d’utiliser le logiciel dans divers systèmes d’exploitation afin de déterminer ses capacités fonctionnelles.
La création d’une documentation qui détaille comment les processus d’une organisation doivent être exécutés est un aspect important du travail d’un planificateur de processus. Étant donné que les employés de première ligne peuvent ne pas avoir d’expérience avec les systèmes de fabrication, le matériel informatique, les logiciels ou les normes de service, la documentation des procédures aide à maintenir la cohérence des performances. La documentation peut également aider à guider les employés à travers des aspects peu familiers de leur travail et remplacer la formation en cours d’emploi. Les guides de procédures peuvent également garantir les normes de sécurité en servant de premier point de référence lorsque les travailleurs utilisent des équipements industriels.
La formation des employés sur la façon de lire la documentation des processus est une autre des responsabilités d’un spécialiste de la planification. Dans certains cas, le planificateur peut former des gestionnaires qui supervisent les employés de première ligne et servent de point de contact pour toute préoccupation ou anomalie. Un planificateur de processus doit être prêt à examiner périodiquement les méthodes commerciales établies et à utiliser ses connaissances pour apporter des améliorations. Une partie de ces connaissances proviendra des commentaires reçus des employés ainsi que de la propre expérience du planificateur avec la technologie et les produits de l’entreprise.
Les spécialistes de la planification des processus s’associent généralement à plusieurs départements pour créer de nouvelles procédures. Ces idées peuvent viser à faire correspondre l’activité des concurrents, à répondre aux préférences des consommateurs, à augmenter la rentabilité et les performances et à réduire les sinistres liés aux accidents et aux blessures. Il incombe souvent au spécialiste de la planification de s’assurer que les nouvelles procédures sont correctement mises en œuvre et que les employés adoptent pleinement les nouveaux processus. Le planificateur effectuera généralement des audits périodiques pour s’assurer que les règles et procédures établies sont suivies.