Les tâches spécifiques d’un réceptionniste de front office peuvent varier selon l’endroit où il travaille, mais généralement, cet employé est responsable de l’interaction avec les clients ou les clients qui se présentent dans une entreprise. Le réceptionniste de la réception traitera également les appels téléphoniques et, dans certains cas, les e-mails, tant des clients que des fournisseurs. Parmi les autres tâches dont ce professionnel peut être responsable, citons le classement, le traitement des préoccupations ou des plaintes des clients, la gestion de la paperasse et la réalisation de diverses tâches dans un bureau ou une entreprise, au besoin.
Dans la plupart des cas, un réceptionniste de la réception devra avoir obtenu au moins un diplôme d’études secondaires, bien que certains poursuivent également leurs études pour obtenir un diplôme d’associé ou un certificat professionnel. Quel que soit son niveau d’éducation, le réceptionniste de la réception doit développer des compétences de base en mathématiques, des compétences de communication exceptionnelles et une capacité à taper et à naviguer dans divers programmes informatiques. Ce professionnel doit souvent équilibrer plusieurs tâches à la fois et les compétences organisationnelles de la réceptionniste doivent être bien développées. La réceptionniste doit également s’habiller proprement et convenablement en tout temps, et elle doit être en mesure d’accueillir chaleureusement et professionnellement les clients ou clientes, peu importe les circonstances.
Certains postes de réceptionniste à la réception exigent que le professionnel assume des tâches supplémentaires. Le classement, par exemple, est un devoir qui exige une attention aux détails ainsi que des compétences organisationnelles. Dans certains contextes, la réceptionniste peut être tenue de signer des accords de confidentialité, ce qui signifie que toute information contenue dans les fichiers doit rester confidentielle et ne peut être discutée avec d’autres. Ceci est particulièrement courant dans les milieux médicaux et juridiques.
Lorsqu’un client ou un client se rend dans un bureau, la réceptionniste de la réception sera la personne-ressource avec laquelle le client communiquera. La réceptionniste peut guider le client vers un bureau ou une pièce en particulier, donner au client des types spécifiques de documents à remplir ou annoncer l’arrivée du client à d’autres employés spécifiques. Si la réceptionniste travaille dans un environnement où les rendez-vous sont pris, elle programmera les clients pour des visites de suivi, des réunions ou même des appels téléphoniques si nécessaire.
Certaines entreprises exigent que la réceptionniste de la réception s’occupe également des bons de travail et des formulaires de location. Ceci est courant dans les entreprises industrielles dans lesquelles de la machinerie lourde ou des matériaux entrent ou sortent régulièrement des locaux. La réceptionniste peut également être responsable de la répartition des équipes de travail si de telles équipes existent au sein de l’entreprise.