Un représentant d’inscription interagit avec les membres du public qui souhaitent se joindre à un groupe ou à une organisation. Ces postes peuvent varier en nature. Certaines personnes travaillent dans l’enseignement pour inscrire de nouveaux étudiants. D’autres représentent des régimes d’avantages sociaux administrés par des compagnies d’assurance et d’autres fournisseurs, permettant aux clients de s’inscrire au régime. Il est également possible de travailler en tant que représentant d’inscription pour une entreprise qui a besoin d’un grand nombre de fournisseurs et d’autres fournisseurs qui doivent s’inscrire pour commencer à offrir des produits et services.
En règle générale, une certaine expérience du service à la clientèle est requise pour travailler en tant que représentant de l’inscription. Les membres du public intéressés à se joindre peuvent communiquer directement avec le représentant pour discuter de l’organisation et des exigences. Une personne travaillant dans un collège communautaire, par exemple, peut fournir des informations sur les examens de placement, l’aide financière pour couvrir les frais de scolarité et autres dépenses, et les types de diplômes et de programmes proposés par l’établissement. Un représentant de l’inscription à la recherche de fournisseurs pour fournir des services à une entreprise, d’autre part, peut discuter des conditions des contrats des fournisseurs et des types de besoins de l’entreprise pour aider le fournisseur à décider si cela conviendrait.
Lorsqu’un membre du public décide d’adhérer, le responsable de l’inscription collecte des informations à saisir dans le système informatique. Cela inclut le nom et les coordonnées ainsi que certaines statistiques démographiques. La génération d’un dossier spécifique est le début de l’établissement d’une relation à long terme avec l’organisation. Ils peuvent également collecter des frais et des primes, ou créer un compte de facturation pour permettre à l’organisation de générer des factures pour le client. Dans le cas des fournisseurs qui attendent un paiement, cette étape du processus comprend l’établissement d’un mode de paiement, comme des dépôts directs sur un compte ou des chèques envoyés lors de la facturation.
L’une des responsabilités d’un représentant des inscriptions peut impliquer la sensibilisation du public et le recrutement. Les personnes qui contactent une organisation pour obtenir des informations peuvent être ajoutées à une liste de diffusion pour fournir des informations, et le représentant peut faire un suivi pour voir si elles sont toujours intéressées. Les représentants peuvent également participer à des foires et autres événements pour attirer de nouveaux membres dans l’organisation. Ils peuvent également travailler avec d’autres groupes pour augmenter les inscriptions. Par exemple, un représentant en assurance peut établir un contrat avec une entreprise pour l’aider à fournir des avantages sociaux aux employés.
Une fois que les gens sont inscrits, s’ils ont des problèmes, ils travaillent avec d’autres membres de l’entreprise qui peuvent fournir un service client. Le représentant de l’inscription coordonne généralement avec d’autres membres du personnel pour générer et maintenir des statistiques. Ceux-ci peuvent être importants pour des activités telles que le suivi du succès des campagnes de recrutement et la détermination de l’efficacité avec laquelle l’organisation retient ses membres.