Un directeur de conférence est parfois appelé gestionnaire d’événements ou planificateur d’événements; il ou elle travaillera dans un centre de conférence et sera responsable de la gestion d’une équipe de personnes qui aideront à organiser et à diriger des conférences ou d’autres événements. Les diverses responsabilités professionnelles du responsable de la conférence peuvent varier en fonction du lieu et de l’événement organisé, mais généralement, il ou elle supervisera toutes les opérations relatives à une conférence ou à un événement, des étapes de planification jusqu’au nettoyage -étape supérieure.
Chaque lieu de conférence est différent, ce qui signifie que les tâches qu’un responsable de conférence devra accomplir ou déléguer à d’autres varieront. Le stationnement, par exemple, peut être un problème sur certains sites, mais d’autres sites peuvent disposer d’installations sur place dans lesquelles les clients peuvent facilement laisser leur véhicule. Si ce n’est pas le cas, le responsable de la conférence devra peut-être trouver un moyen d’indiquer où les invités doivent se garer et s’ils auront besoin d’un permis pour le faire. Les installations devront également être préparées à l’avance, de sorte qu’une fois que les invités auront garé leur voiture, ils pourront facilement trouver leur chemin vers l’espace approprié dans le centre de conférence. Des panneaux ou du personnel devront être à portée de main pour aider à guider les invités de manière appropriée.
Si de la nourriture est servie à la conférence, le responsable de la conférence supervisera le personnel sur place responsable de la préparation et du service des repas. Si un traiteur est embauché, le responsable travaillera avec le personnel de restauration et la direction pour s’assurer que tous les aliments sont préparés correctement et en temps opportun. Les tâches de nettoyage doivent également être déléguées pour s’assurer que les installations sont propres et prêtes pour le prochain événement. Certains centres de conférence auront du personnel de nettoyage sur place, tandis que d’autres peuvent embaucher une équipe de nettoyage tierce pour s’occuper de ce travail. Dans les deux cas, le directeur de la conférence doit s’assurer que le travail est fait correctement et en temps opportun.
La comptabilité est un autre aspect du travail du directeur de conférence. Il ou elle peut être responsable de l’organisation de la paie du personnel, de l’obtention de contrats avec des fournisseurs tiers et du classement de ces documents pour référence future, ainsi que de diverses autres tâches de bureau associées aux opérations du centre de conférence. De nombreux gestionnaires auront des diplômes collégiaux en gestion d’hôtels et de restaurants, ou d’autres domaines connexes pour les préparer aux diverses responsabilités professionnelles auxquelles ils seront confrontés en tant que gestionnaire.