Un secrétaire de département est généralement responsable d’un large éventail de travaux de bureau et de la facilitation de la communication entre les différents membres d’un département. Une grande partie de ce travail implique la création et l’utilisation de documents dactylographiés, souvent à l’aide de divers programmes informatiques, qui sont fournis à d’autres personnes au sein du département. Le classement et l’organisation de la paperasse peuvent également être un aspect majeur du travail effectué par un secrétaire de département, bien qu’une grande partie de cela soit devenu informatisé. La communication entre différentes personnes au sein d’une entreprise peut également s’effectuer par l’intermédiaire d’une secrétaire, qui peut être chargée de superviser les messages intra-bureau et de relayer les informations aux différents employés.
Les fonctions exercées par un secrétaire de département peuvent varier considérablement, selon la nature de l’entreprise pour laquelle il travaille. En général, cependant, une grande partie du travail effectué dans ce poste implique la création et l’organisation de divers documents nécessaires à l’entreprise. Un responsable peut rédiger à la main un horaire pour un département, puis le fournir au secrétaire du département pour qu’il le dactylographie. Ces types d’interactions sont assez courants, et on peut donc compter sur le secrétaire pour aider les autres à atteindre les objectifs et les tâches si nécessaire.
Le classement et l’organisation des documents physiques peuvent également être une partie essentielle du travail effectué par un secrétaire de département. Bien que ces types de tâches puissent parfois sembler insignifiants, il est extrêmement important que les documents et les dossiers puissent être trouvés et utilisés en cas de besoin. Si un employé doit être en mesure de trouver des documents financiers pour un client, par exemple, un classement et une organisation appropriés peuvent signifier une différence d’heures de travail pour les trouver.
Les informations numériques ont remplacé la paperasserie physique à bien des égards, cependant, une grande partie de ce type de dépôt a diminué. On peut s’attendre à ce qu’un secrétaire de département crée une sauvegarde physique des fichiers numériques et les organise de manière fiable. L’étiquetage et le classement appropriés de ces types d’enregistrements de sauvegarde peuvent nécessiter une coordination entre une secrétaire et les employés des technologies de l’information (TI) d’une entreprise.
On peut également s’attendre à ce qu’un secrétaire de département aide à la communication au sein d’un bureau ou d’un autre lieu d’affaires. Le courrier électronique et la technologie téléphonique améliorée ont rendu les interactions entre les employés plus faciles que jamais, mais une secrétaire peut toujours être importante pour relayer les informations. L’horaire qu’un secrétaire de service a été invité à taper, par exemple, peut devoir être envoyé par courrier électronique à chaque employé par la suite. Les appels téléphoniques entrants peuvent également être reçus par une secrétaire, puis transmis, le cas échéant, à l’ensemble d’une entreprise.