Une bonne secrétaire d’entreprise est capable d’effectuer un certain nombre de tâches. L’une des responsabilités les plus élémentaires d’un secrétaire d’entreprise est de s’assurer que les opérations quotidiennes de l’entreprise se déroulent sans heurts et sans difficulté. De plus, une personne travaillant dans ce rôle doit être en mesure de rédiger des rapports écrits en temps opportun, de superviser d’autres personnes et de se déplacer pour des réunions proches et éloignées. Dans certains cas, un secrétaire d’entreprise peut être tenu d’acquérir des connaissances supplémentaires dans un domaine particulier. Ces connaissances peuvent être acquises grâce à une formation en cours d’emploi dispensée par des collègues ou un gestionnaire.
L’une des responsabilités les plus importantes d’un secrétaire d’entreprise est de s’assurer que les opérations quotidiennes de base d’une entreprise se déroulent sans heurts. Par exemple, une secrétaire peut être tenue de planifier et de reporter des rendez-vous et de répondre à des appels téléphoniques. Il peut également être appelé à coordonner des réunions entre les membres du personnel, les clients potentiels et bien d’autres.
Souvent, les secrétaires d’entreprise sont également invités à remplir des rapports écrits. Ces rapports écrits peuvent inclure des lettres, des présentations, des mémos, des courriels et d’autres éléments similaires. Dans de nombreux cas, la secrétaire est également celle qui s’assure que ces articles arrivent à leur destination finale, que ce soit dans un autre service du bureau ou à travers le pays.
Un secrétaire d’entreprise peut également être appelé à exercer un rôle de supervision. Dans de nombreux cas, il ou elle doit servir de directeur d’autres secrétaires du personnel. Un secrétaire d’entreprise peut superviser des membres subalternes du personnel dont les postes ne sont pas nécessairement de secrétariat, mais peuvent être liés. Par exemple, une réceptionniste, un commis au dossier et une aide juridique peuvent tous travailler sous la supervision d’un secrétaire d’entreprise.
Souvent, un secrétaire d’entreprise doit se déplacer pour des réunions avec un responsable. Bien que ces réunions puissent, dans certains cas, simplement avoir lieu de l’autre côté de la rue, à d’autres moments, les déplacements peuvent être importants. En règle générale, pendant le voyage, le secrétaire doit prendre des notes, préparer des présentations et s’assurer que les logements de voyage sont préparés.
Selon le lieu où ils travaillent, certains secrétaires d’entreprise peuvent être tenus de suivre une formation supplémentaire. Par exemple, ceux qui travaillent dans le domaine juridique peuvent être tenus d’avoir des connaissances de base en droit, tandis que ceux qui travaillent dans le domaine médical peuvent avoir besoin d’avoir une compréhension de base des problèmes médicaux. Souvent, ceux qui ont peu de connaissances peuvent obtenir une formation en cours d’emploi par l’intermédiaire de leurs gestionnaires ou de leurs collègues.