Un spécialiste de bureau est une description de poste assez large et qui n’est pas fréquemment utilisée; assistant administratif est un descripteur plus courant, bien que les deux emplois puissent différer selon le type de bureau dans lequel la personne travaille. Dans la plupart des cas, un spécialiste de bureau est quelqu’un qui possède une grande connaissance des opérations d’un bureau et sera généralement une personne de niveau assez élevé dans n’importe quel environnement de bureau, comme un directeur de bureau. Les tâches peuvent inclure l’accueil des clients lorsqu’ils entrent dans le bureau, la réponse au téléphone et la réception du courrier, et la planification de réunions, entre autres fonctions administratives courantes.
Il est nécessaire pour toute personne qui veut devenir un spécialiste de bureau d’avoir certaines compétences. Des compétences en informatique et la capacité d’utiliser divers types de logiciels de bureautique sont généralement requises, ainsi que la capacité de taper un certain nombre de mots par minute. Une solide compréhension de ce qu’il faut pour entretenir un bureau, comme comprendre le fonctionnement des systèmes de classement et effectuer d’autres tâches similaires, telles que l’utilisation de machines telles qu’un scanner, un copieur et un télécopieur, est également importante. Il est également nécessaire pour une personne occupant ce poste d’être une bonne personne et de savoir comment interagir professionnellement avec les gens au téléphone et en personne.
Dans de nombreux cas, un spécialiste de bureau fournira également une assistance personnelle aux cadres supérieurs de l’entreprise. Cela peut inclure la planification de réunions, l’aide à la planification ou à la programmation de voyages, ou encore l’aide à la gestion efficace du temps de l’exécutif au quotidien. Le spécialiste de bureau peut également être chargé de préparer des rapports, de rédiger des procès-verbaux de réunion et d’aider à rédiger des lettres ou des présentations. Les tâches spécifiques exécutées par une personne occupant ce poste varieront également en fonction de ses années d’expérience et de la taille et du type de bureau, qu’il s’agisse d’un siège social ou d’un domaine de travail plus spécialisé tel qu’un cabinet médical ou juridique. .
Il existe des programmes de formation spécifiques pour les personnes qui souhaitent devenir des spécialistes de bureau mais qui n’ont peut-être aucune expérience. Ce sont généralement des programmes de certificat qui peuvent être complétés en six mois à un an, ou des diplômes d’associé qui peuvent prendre jusqu’à deux ans. Bien qu’ils ne soient pas toujours nécessaires, ils rendent souvent les gens beaucoup plus commercialisables, en particulier ceux qui n’ont pas beaucoup d’expérience de travail ou ceux qui viennent de terminer leurs études secondaires.