Un secrétaire privé relève souvent d’un dirigeant d’entreprise ou d’un propriétaire de petite entreprise. Cet assistant spécial peut effectuer des tâches de routine telles que répondre aux appels téléphoniques, ouvrir le courrier et fixer des rendez-vous. Le travail pourrait également impliquer d’assister à des réunions, de prendre des notes et de taper les procès-verbaux de ces sessions. Lorsqu’un gestionnaire est tenu de voyager, le secrétaire peut être chargé de faire des réservations de compagnies aériennes et d’hôtels ou d’obtenir des fonds approuvés pour les dépenses.
Le but principal d’un secrétaire privé est souvent de gérer des tâches banales qui, autrement, prendraient beaucoup de temps à un cadre. Ce travailleur est également utilisé pour éviter au gestionnaire des interruptions excessives, tant en personne que par téléphone. Pour cette raison, une secrétaire filtre souvent les appels téléphoniques et les visiteurs, prenant les messages pour le patron plutôt que de permettre aux individus de parler directement à cette personne.
Un secrétaire privé peut également filtrer la correspondance écrite. Cela pourrait impliquer de ramasser le courrier et de l’ouvrir. Les lettres qui doivent être traitées personnellement par le patron pourraient alors être transmises. Dans certains cas, la secrétaire peut avoir accès aux comptes de messagerie de l’entreprise et les filtrer également.
Lorsqu’un exécutif tient une réunion, un secrétaire privé y assiste parfois. C’est ainsi que le secrétaire peut prendre des notes de la réunion et écrire les questions qui sont posées. Après l’événement, le secrétaire peut être chargé de taper le procès-verbal et de le distribuer aux participants.
Un secrétaire particulier agit souvent comme une sorte d’assistant personnel. Cela signifie parfois prendre en charge les déplacements du superviseur. L’assistant peut également programmer des rendez-vous pour qu’un cadre s’occupe des affaires liées à ce voyage, par exemple prendre une voiture de location ou déposer le nettoyage à sec.
Dans de nombreuses organisations, cet assistant spécial a beaucoup à voir avec le budget d’un département. Le secrétaire privé peut être chargé de soumettre des propositions de nouveaux projets et d’obtenir des estimations pour la main-d’œuvre ou les matériaux. Dans certains cas, ce travailleur pourrait être responsable d’une petite caisse ou acheter des fournitures de bureau.
La quantité d’éducation nécessaire pour devenir secrétaire privé varie d’une organisation à l’autre, mais implique généralement au moins un diplôme d’études secondaires. Des cours collégiaux en administration des affaires pourraient également être utiles. Une personnalité agréable et une capacité à bien travailler sous pression sont attendues, car cette secrétaire peut être amenée à effectuer un certain nombre de tâches différentes tout au long de la journée de travail.