Certaines des tâches les plus courantes qui se déroulent dans un front office médical sont similaires à celles qui se déroulent dans d’autres types de front offices. Ces tâches comprennent l’ouverture et la fermeture du bureau chaque jour, la réponse au téléphone et l’organisation et la maintenance d’un système de classement. Étant donné que la réception et la salle d’attente d’une entreprise sont souvent côte à côte, il est facile pour le personnel administratif médical de gérer les tâches quotidiennes de la réception, telles que l’enregistrement des patients, la collecte des factures et la prise de rendez-vous. Souvent, le front office médical prend en charge d’autres visiteurs, tels que le personnel de livraison et les délégués pharmaceutiques. Parfois, les réceptionnistes d’un front office médical aident également les patients à se déplacer de la salle d’attente à une salle d’examen une fois qu’il est temps pour leur rendez-vous.
Le personnel administratif médical, ou réceptionnistes, ouvrira et fermera la réception chaque jour. Généralement, ces tâches comprennent l’ouverture du bureau au début de la journée et le démarrage de tous les systèmes nécessaires au bon fonctionnement du bureau. Il peut s’agir d’allumer les téléphones et d’allumer les ordinateurs et de démarrer les systèmes informatiques du bureau. Les réceptionnistes peuvent également être tenus de trier le courrier, d’obtenir les signatures du personnel approprié, de gérer la caisse enregistreuse et même d’effectuer des dépôts bancaires. Habituellement, les réceptionnistes sont chargées de fermer le bureau à la fin de la journée.
Tout au long de la journée, les réceptionnistes du front office médical aident les patients à s’enregistrer, à encaisser leurs paiements et à planifier les rendez-vous à venir avant leur départ. Ils reçoivent également des appels téléphoniques, programment et reprogramment des rendez-vous si nécessaire et vérifient les informations d’assurance maladie de chaque patient. Parfois, une réceptionniste peut avoir besoin de travailler avec la compagnie d’assurance maladie d’un patient pour déterminer quels services sont et ne sont pas couverts.
La plupart des front offices médicaux hébergent un certain degré de fichiers papier et électroniques, et généralement le personnel du front office est chargé d’organiser ces fichiers et de les récupérer si nécessaire. Cette paperasse peut inclure tout, des formulaires des patients aux reçus d’achat. Généralement, le personnel médical du front office est chargé de créer de nouveaux dossiers de patients ainsi que de mettre à jour les dossiers de patients actuels et même de clôturer les dossiers d’anciens patients. Parfois, les réceptionnistes doivent télécopier, envoyer par la poste ou autrement envoyer des dossiers de patients à un autre cabinet médical. De nombreux bureaux médicaux s’occupent des opérations de facturation, mais si le bureau est trop petit ou manque de l’équipement nécessaire, l’établissement peut avoir un autre bureau séparé pour les questions de facturation.
Bien que l’essentiel de ce qui se passe dans un front office médical soit directement lié aux patients, une bonne partie est dédiée aux autres visiteurs. Généralement, les réceptionnistes du front office sont en charge de la gestion des livraisons, qu’il s’agisse de fournitures de bureau ou de fournitures médicales. Le personnel administratif médical traite également souvent avec des représentants pharmaceutiques, bien que ces personnes finissent par parler avec des médecins et d’autres membres du personnel médical avant la fin des affaires.
Selon le système du cabinet médical, le personnel travaillant dans le cabinet médical peut aider les patients à se déplacer de la salle d’attente à la salle d’examen. Parfois, les infirmières sont chargées d’appeler les patients depuis la salle d’attente. Si un bureau est particulièrement occupé, cependant, ou n’a pas assez d’infirmières disponibles, la réceptionniste peut alerter un patient que son rendez-vous est prêt à commencer et lui indiquer où aller.