Les archives publiques gratuites sont celles qui sont accessibles au public. “Gratuit” fait référence à la liberté d’accès, mais pas toujours au prix – certains États et agences fédérales exigent des frais administratifs pour accéder à certains types d’informations. À l’échelle nationale, l’accès aux archives publiques gratuites est régi par la loi sur la liberté d’information (FOIA), qui remonte à l’administration Johnson. Depuis que cette législation est entrée en vigueur, chaque État de l’union a adopté un projet de loi similaire concernant ses propres dossiers.
Le conflit impliquant des archives publiques gratuites a toujours opposé le droit du public de savoir et le droit d’un individu à la vie privée. Dans la plupart des cas, le gouvernement fédéral (et la plupart des États) limitent l’accès aux éléments suivants :
1. Documents qui pourraient, s’ils étaient divulgués, compromettre les secrets de la défense.
2. Secrets commerciaux.
3. Documents relatifs aux questions de personnel.
4. Dossiers médicaux individuels.
Au niveau le plus élémentaire, tout ce qui implique une procédure ou une transaction judiciaire peut être vu au palais de justice approprié, où les archives publiques gratuites sont soit conservées dans des fichiers physiques, soit (de plus en plus) en ligne. Les affaires judiciaires, les divorces, les mariages et les transferts immobiliers en font partie. Dans d’autres cas, il peut être nécessaire que la partie intéressée dépose une demande FOIA.
Selon la loi, le gouvernement fédéral dispose de 20 jours pour répondre à une demande écrite, hors week-ends et jours fériés. Le temps de réponse entre les États peut varier. Il n’y a pas de frais pour le dépôt d’une demande FOIA, mais des frais peuvent être perçus pour la photocopie et, dans le cas d’entités commerciales, pour le traitement de la demande. Il y a eu des occasions où les frais de production de «documents publics gratuits» ont eu un effet dissuasif sur les demandes FOIA, en particulier celles des personnes pour lesquelles le coût par page de reproduction d’un rapport de 1,000 XNUMX pages peut devenir intimidant.
Si une demande FOIA est refusée, le demandeur a la possibilité de demander réparation devant les tribunaux. Il est important de noter que les entreprises et autres entités privées, telles que les hôpitaux privés, ne sont pas couvertes par la FOIA. En effet, il peut parfois être difficile pour les particuliers d’accéder même à leurs propres dossiers lorsqu’ils adressent une pétition aux entreprises.
Toute recherche sur Internet fera apparaître des dizaines d’entreprises spécialisées dans la « recherche de personnes » ou la recherche de documents publics. Ceux qui facturent des frais pour cela doivent être vérifiés avant de les utiliser, car certains répertorient simplement les moyens d’accéder à ce qui est déjà des archives publiques gratuites. Une loi du Congrès adoptée en 1996 exigeait que certains types d’informations publiques soient disponibles en ligne, mais c’est toujours un processus en cours dans de nombreux endroits.