Les téléconférences Web sont des appels téléphoniques qui ont lieu entre des groupes de personnes sur Internet. Plusieurs services Web différents permettent aux utilisateurs situés à des endroits différents d’appeler un numéro de téléphone central, et ils sont ensuite connectés et capables de communiquer entre eux. Selon le niveau de service, les appels peuvent être utilisés pour organiser des réunions d’entreprise, organiser des séminaires de formation et commercialiser de nouveaux produits auprès des consommateurs. Certaines technologies de conférence Web sont gratuites, mais les systèmes les plus sophistiqués facturent souvent des frais mensuels pour le service. Les conférences téléphoniques Web peuvent être petites, avec un groupe de seulement trois personnes, ou elles peuvent être beaucoup plus importantes, pouvant accueillir des milliers d’appelants à la fois.
Les conférences téléphoniques Web les plus élémentaires sont similaires à une conférence téléphonique par téléphone, à quelques différences près. Chaque appelant recevra souvent le numéro de téléphone central et un code d’accès à composer. Le modérateur de l’appel aura souvent un code d’accès séparé, ce qui lui donne plus de contrôle à utiliser pendant la réunion. Le modérateur peut généralement couper le son des autres appelants afin qu’une seule personne puisse parler à la fois. D’autres fonctions incluent souvent le verrouillage d’appelants supplémentaires une fois la réunion commencée ou l’enregistrement de l’appel si nécessaire. Certains systèmes de conférence Web permettent à l’utilisateur d’enregistrer les appels sous forme de fichier MP3 ou WAV, qui peut être téléchargé pour examen ou distribution.
Les téléconférences Web plus sophistiquées utilisent la vidéoconférence. Dans ce cas, les appelants utilisent un ordinateur avec un microphone et une webcam. Le modérateur de la réunion a plusieurs des mêmes fonctions, y compris la possibilité de couper le son des appelants, de permettre à différentes personnes de parler et d’enregistrer la conférence téléphonique. La personne qui parle apparaît sur chacun des écrans d’ordinateur des utilisateurs et le microphone relaie l’audio. Les appelants peuvent souvent alerter le modérateur lorsqu’ils ont une question ou un commentaire en cliquant sur un bouton, qui avertit le modérateur sur leur écran.
Les conférences téléphoniques Web qui intègrent la vidéoconférence sont souvent payantes, mais elles offrent également de nombreuses fonctionnalités supplémentaires. Par exemple, le modérateur peut souvent montrer aux autres appelants son écran d’ordinateur et effectuer des tâches devant eux. Cela peut être utile pour former les employés à l’utilisation de nouveaux logiciels ou à d’autres tâches. La vidéoconférence permet également au modérateur de montrer des présentations PowerPoint ou des vidéos pour faciliter la formation ou d’autres fonctions. D’autres fonctions comprennent celles à des fins éducatives, telles que les programmes d’apprentissage à distance pour les crédits universitaires et les séminaires ou conférences de motivation.